Gestione di un archivio digitale da remoto

Gli archivi digitali hanno in toto affiancato quelli cartacei e in alcuni casi li hanno anche parzialmente sostituiti. Necessitano, come per i vecchi cugini polverosi, di un’accurata impostazione e soprattutto manutenzione.

Senza di queste si rischia di avere mille cartelle il cui contenuto è oscuro, i documenti sono nominati in modo fantasioso, i duplicati (triplicati) si sprecano e quando serve un documento si finisce per richiederlo al cliente perché è il modo più veloce per averlo a disposizione.

Partire bene aiuta molto, ma non bisogna gettare la spugna e rinunciare ad avere un archivio fatto bene anche se non si è partiti proprio con il piede giusto. Basta delegare un’Assistente Virtuale che lo tenga in ordine e aggiornato, condividendo i file con sistemi digitali.

Perché un’Assistente Virtuale può aiutarti?

 

Diversi sono i vantaggi di un lavoro delegato all’esterno, eccoli qui:

  • fiducia, tu passi le consegne e ti viene restituito il lavoro confezionato
  • tempo risparmiato, che puoi dedicare a un compito produttivo
  • accuratezza del lavoro, chi lavora come risorsa esterna farà di tutto per consegnare un lavoro impeccabile, che ne genererà altro, pertanto sarà sempre molto scrupoloso nell’esecuzione
  • snellezza delle procedure, passaggi di file su archivi condivisi, senza duplicati o documenti persi
  • minor costo, una risorsa esterna costa meno di una interna, non devi fornire postazione lavoro, ulteriore risparmio per la tua azienda
  • salvataggio in doppio dei file, ce li hai condivisi e ce li ha la tua Assistente Virtuale, meglio ancora avere un backup generale di tutti i documenti della tua attività

Il bandolo d’inizio

 

Per quanto la matassa del tuo lavoro sia ingarbugliata c’è sempre la possibilità di trovare il bandolo d’inizio e rimettere tutto a posto.

Per prima cosa, quando contatti un’Assistente Virtuale, esprimi le tue necessità e relative criticità. Ad esempio perché l’archivio così come gestito fino ad ora non ti sembra abbia funzionato. Generalmente la prima risposta è “perché non ho tempo” a volte però potrebbe anche essere un’impostazione inadeguata, ovvero che andava bene solo in fase iniziale in presenza di pochi dati e che a seguire si è dimostrata poco funzionale con l’espansione del lavoro e dei dati ad esso correlati.

Ecco come ti consiglio di procedere:

  • contattami via mail e fissiamo una call su Skype
  • analizziamo l’organizzazione del tuo archivio e capiamo le eventuali debolezze
  • stabiliamo come intervenire, cosa fare, per quanto tempo e ti sottopongo un preventivo, spesso modulare, in modo che tu possa affrontare il lavoro con avanzamenti progressivi, affinché tu possa valutare man mano l’efficacia dei risultati ottenuti e scaglionare la spesa, che così risulta più leggera
  • scegliamo uno strumento di condivisione digitale e creiamo la cartella di lavoro, a cui entrambi possiamo accedere
  • io verificherò i documenti archiviati e chiederò quelli mancanti, organizzando le cartelle secondo una tassonomia che decideremo insieme: per nome, per anno, per commessa, ecc.
  • fatta l’impostazione o riorganizzazione iniziale, si tratterà di fare la manutenzione ordinaria dell’archivio
  • periodicamente verranno chiesti ai clienti i documenti aggiornati, in base alle loro date di scadenza, tutte mappate in un file condiviso, che sarà la scheda madre riassuntiva di tutto l’archivio

Cosa puoi fare mentre io gestisco il tuo archivio

 

Una volta deciso come vogliamo procedere, tu puoi disattivare il comando di co-pilota e dedicarti ad altro. Il tuo archivio funziona, è gestito, inizia ad arricchirsi di documenti che man mano che arrivano finiscono nelle cartelle perché ce li metto io.

Cosa ci guadagni a mettere in piedi questa organizzazione?

  • Innanzitutto serenità, ogni cosa è al suo posto, con il suo nome e la puoi trovare in poco tempo
  • A seguire, tempo, che non guasta mai. Io prenderò al posto tuo ogni singolo documento vecchio e nuovo e lo metterò dove deve essere. Pochi click, che se sommati per te significano ore di tempo guadagnato
  • Praticità, perché se ogni cosa è al suo posto non devi impazzire a trovare l’ultima versione utilizzata
  • Modularità dell’intervento di archivio, che ti permette di toccare in modo concreto i suoi vantaggi
  • Privacy e riservatezza garantite, tutti gli accessi condivisi verranno cambiati al momento della consegna del lavoro in modo che solo tu sarai titolare di file, cartelle, dati

Bella la teoria, ma in pratica come si fa?

 

Laura è una commercialista, mestiere ingrato e difficile per me, ma questa è un’altra storia.

L’amministrazione pubblica le fa un sacco di scherzi burloni inventandosi ogni giorno decreti, delibere, ravvedimenti da presentare, scadenze che anticipano o posticipano in modo davvero poco prevedibile. Il suo archivio deve essere perfettamente funzionante perché deve essere in grado di tirare fuori dal cilindro deleghe, documenti di identità, pezze giustificative, generalmente nell’arco di poco tempo.

Come fare? Inizio a lavorare alle esigenze di Laura e faccio queste operazioni:

  • Parto da una fotografia della documentazione standard di cui ha bisogno ogni volta che acquisisce un cliente, organizzata in un file excel che faccia da riassunto di tutto.
  • Sollecito i clienti a restituire i vari moduli firmati
  • Archivio nelle singole cartelle dei clienti tutti i documenti necessari per svolgere il loro lavoro
  • Spunto sul file ciò che c’è, ciò che manca, ciò che è ancora da sollecitare
  • Scrivo ai clienti sonnacchiosi dando una scadenza entro la quale restituire i documenti e li sollecito se passano oltre la data stabilita
  • Prendo tutto ciò che arriva via mail o su drive condivisi e metto ordinatamente nelle cartelle di ciascuna commessa i vari “pizzini”

Io gestisco questi passaggi per Laura, così lei sviluppa il lavoro dei suoi clienti, redditi, IVA, IMU, rateizzazioni, contatti, ecc. e ha un po’ più di fiato per poter restare aggiornata sulle varie disposizioni amministrative.

Una volta alla settimana si fa il punto della situazione, oppure una volta impostato bene anche una volta ogni due.

Quattro occhi sono meglio di due e il lavoro si dipana più facilmente.

Ti senti già meglio dopo aver letto come puoi alleggerire le tue giornate affidando a me la gestione del tuo archivio? Fai bene, perché sarà proprio così. Niente più patemi tipo “dove l’ho messo”, niente più perdite di tempo per caccia al tesoro dell’unica carta d‘identità che ti manca.

I cambiamenti spaventano, lo so bene, ma a volte bisogna aver un pizzico di intuito e soprattutto fiducia. Stai facendo la scelta giusta facendoti aiutare, come si dice, verrai ripagato con gli interessi. Entrando in questa modalità di lavoro in delega, capirai quante cose possono essere gestite a quattro mani con un’Assistente Virtuale e come il tempo risparmiato ti sia utile per pensare a nuovi servizi da offrire ai tuoi clienti, nuove promozioni dei tuoi prodotti che sono nel cassetto da mesi prenderanno forma perché avrai modo di seguirle, magari ti farai anche una corsetta vicino al tuo ufficio perché finalmente ce la fai!

Passata la paura per il cambiamento, vedrai solamente i benefici di avere una risorsa esterna che ti sostiene, con la quale potrai confrontarti e che ti offrirà un parere lucido e concreto proprio perché esterna alla routine del lavoro.

Secondo me è arrivata l’ora di provare. Cosa ne pensi? Inizia a contattarmi tramite il form che trovi qui sotto e conosciamoci, sono sicura che il resto verrà da sé.

Quanto costa delegare la gestione di un archivio? Possiamo accordarci per un compenso orario, a partire da 35 euro all’ora oppure valutare un forfait, ad esempio a trimestre, rinnovabile di volta in volta.

Per contattarmi:

Come ti chiami?

Qual è la tua email?

Come posso aiutarti?

Accetto le condizioni sul trattamento dei dati personali

Mi chiamo Elena Augelli e sono un’Assistente Virtuale.

Devi fare tante cose, ma non sai come farle o non hai il tempo per farle?

Guarda cosa ti offro e vedrai che io posso esserci sempre, anche quando tu non ci sei.

Utilizzo strumenti digitali, che permettono di lavorare a distanza ma se vuoi posso pure essere al tuo fianco per un tempo o un periodo che decidi tu.

Dal 2010 lavoro in proprio e le esperienze che ho fatto sono la ricchezza che offro a te che vuoi far crescere la tua attività.

 

Leggi di più