Problem solving

Individuare un problema e trovarne la soluzione. Sembra semplice e lo è, se si effettua un’analisi accurata a monte. Cosa vuol dire?

Spesso un’azienda, così come un libero professionista, sono calati nella loro quotidianità produttiva e non riescono a mettere a fuoco quei passaggi che potrebbero migliorare il flusso di lavoro e addirittura risolvere delle criticità.

Da qui la necessità di consultare un aiuto esterno che con un’indagine precisa riesca a capire dove si trovano i punti di dispersione e quali siano i possibili interventi correttivi. Di più, suggerire e mettere in pratica una vera e propria strategia:

  • organizzativa
  • logistica
  • amministrativa
  • comunicativa
  • promozionale e pubblicitaria

Un’Assistente Virtuale può essere la risorsa esterna a cui chiedere aiuto, perché può intervenire sia nella fase di analisi che nella fase di problem solving, ovvero il momento in cui dalla teoria si passa alla pratica, lavorando sui singoli pezzi.

Un’Assistente Virtuale che si occupi di problem solving porta una ventata di ossigeno all’azienda, che si scarica una preoccupazione e godrà i frutti della soluzione proposta.

Niente porta più leggerezza alle persone che pensare “di questo se ne occupa qualcuno al posto mio”. Per un’attività è la stessa cosa, se non meglio, perché si stabiliscono obiettivi da raggiungere e si valutano i risultati a fine lavoro. Ciò implica la massima affidabilità della persona a cui si delega e che si prenderà carico del problema.

A parte lo sgravio emotivo, cosa si guadagna a chiedere all’esterno una soluzione di un problema aziendale?

  • Una lucida analisi dei flussi di lavoro, che dall’esterno è più oggettiva
  • Un intervento mirato alla risoluzione proprio di quel problema, che dall’interno del sistema non si vede, oppure di cui nessuno si occupa perché non c’è il tempo, non è prioritario, ecc.
  • Un risparmio di tempo e di risorse interne, che possono dedicarsi ad altro di più produttivo

Mettiamola così: si arriva con un malessere, come dal medico, di cui forse non si sa bene neanche l’origine, si analizza con l’Assistente Virtuale cosa sta succedendo, si torna a casa con una soluzione grande (se si tratta di un progetto) o piccola (se si tratta solo di uno specifico incarico) e insieme si valutano i risultati, cosa ha funzionato, quale beneficio si è ottenuto, cosa si può fare di più, quanto si è speso rispetto a quello che si è guadagnato, quanto tempo si è risparmiato.

Perché un’Assistente Virtuale è una problem solver?

 

Il compito di un’Assistente Virtuale può essere sia sulla conduzione di un intero progetto, che sull’esecuzione di una parte di esso.

L’intervento di un’Assistente Virtuale sulla totalità del progetto, come diretto responsabile, serve a:

  • tenere il ritmo
  • raccogliere e sollecitare i dati
  • coordinare e verificare il lavoro degli altri collaboratori, sia interni che esterni
  • svolgere alcuni specifici compiti, fra quelli individuati
  • chiudere il progetto
  • valutare i risultati
  • restituire al cliente il problema risolto

Nello specifico della soluzione di un singolo pezzo, un’Assistente Virtuale si occupa dell’esecuzione di differenti tipologie di incarichi, a seconda delle necessità e della tipologia di progetto.

Ad esempio può

  • Gestire mail e telefonate del servizio clienti
  • Seguire la fatturazione attiva e passiva
  • Gestire un calendario appuntamenti degli agenti e la sua sincronizzazione con il calendario dell’ufficio del personale e della direzione commerciale
  • Seguire la comunicazione online e offline
  • Allestire fiere, eventi, giornate di formazione
  • Cercare e sviluppare nuovi mercati

Io sono in grado di fare tutto questo per te?

 

La risposta è affermativa e per tutto quello che non posso fare in prima persona, sono in grado di costruire e condurre per te un’eccellente squadra di lavoro. Perché affermo ciò con tanta sicurezza? Perché l’ho fatto e lo sto facendo, con soddisfazione.

Cerco e testo costantemente partnership con altri professionisti (spesso donne perché con loro mi allineo alla perfezione) e vedo come lavorano, che successi ottengono, come si rapportano a me e ai pezzi che gestiamo in comune, come insieme risolviamo più criticità che se fossi da sola.

Questa è una risorsa strategica che può essere di enorme vantaggio per un’attività, soprattutto di un’azienda. Un unico referente, responsabile di una équipe che corre per lo stesso obiettivo: risolvere il problema del cliente.

Un’Assistente Virtuale può fare tutto da remoto, utilizzando strumenti di lavoro digitali, risparmiando su tempi e costi di trasferta. Una grande parte del lavoro è oramai gestibile a distanza, senza perdere efficacia o dati importanti.

Se non si è a proprio agio con questa modalità è possibile fissare incontri periodici faccia a faccia che spieghino gli avanzamenti lavoro e rassicurino sulla presa in carico di tutto il sistema.

È anche possibile concordare parti del lavoro in presenza, organizzando al meglio il tempo del cliente e dell’Assistente, magari in giornate di lavoro dedicate, in modo da rendere comunque fluido e ottimale il tempo di ognuno.

Sì, sì tutto bello, ma come funziona?

 

Facciamo un esempio, fra i più comuni. Hai un nuovo servizio da lanciare, ma resta sempre nel cassetto, non hai tempo di occupartene, non sai come il mercato potrebbe accoglierlo, senti che è una buona idea, ma non passi dalla teoria alla pratica.

La risposta è nei numeri, ovvero raccogli i dati, li leggi (senza barare!) e capisci se il progetto è maturo per essere lanciato o se deve perfezionarsi. Ma tu non hai tempo di stare dietro a questo e forse non sai neanche bene dove mettere le mani. Che fare?

Delegare a chi può fare questo per te. Ecco da dove partirei io per capire se il tuo nuovo servizio funziona e come promuoverlo per lanciarlo sul mercato:

  • analisi del mercato (prodotti simili, prezzo di posizionamento, costi di produzione, margini)
  • analisi dei destinatari
  • analisi dei mezzi di comunicazione maggiormente usati dal tuo pubblico di riferimento
  • costruzione di una strategia che tenga conto dei dati raccolti
  • scelta dei mezzi per attuare la strategia
  • creazione del servizio assistenza
  • supporto alle vendite
  • studio campagna di comunicazione e promozione
  • lancio del prodotto
  • analisi dei risultati

 

Forse questo modello non ti suona nuovo e ti chiedi in cosa fa la differenza avere un aiuto esterno?

Ti rispondo con delle domande, alle quali magari tu non penseresti mentre sei immerso nella tua criticità. Domande che hanno lo scopo di stimolare la ricerca di soluzioni alternative, non scontate, a cui forse non sei ancora arrivato.

Prova a chiederti:

  • Come potrei ottenere questa cosa, anche se non ho tutte le risorse?
  • Come fanno i miei concorrenti ad avere successo con un prodotto simile?
  • Se qualcuno avesse il mio problema cosa gli suggerirei?
  • È possibile vedere il problema da un’altra prospettiva?

È un esercizio che aiuta molto, ma che deve essere guidato da qualcuno che ti porta a trovare la soluzione e che la cerca con te.

E quindi?

 

Pensandoci bene, potresti proprio aver bisogno di un’Assistente Virtuale cui affidare un compito da risolvere? Beh, ti trovi nel posto giusto, perché basta che compili il form qui sotto, ci accordiamo per una telefonata via Skype o se preferisci una semplice telefonata, ci conosciamo, mi racconti che lavoro fai, che perplessità hai, quale sviluppo vorresti avere nei prossimi mesi, anni, quali risorse hai provato che funzionano e quali no, cosa non ti piace fare e che quindi lasci sempre indietro. Io ascolto tutto, cercando anche ciò che mi dici fra le righe.

Insieme inquadriamo il problema e capiamo come posso aiutarti e quali soluzioni portarti, perché spesso ce ne sono più d’una e io da fuori ne vedo sicuramente più di te.

Mi dici anche qual è la tua capacità di spesa per risolvere il problema e non mi rispondere poco, pochissimo, lo dicono tutti! Sono sicura che se vorrai risolvere un inciampo che non ti fa mai arrivare al traguardo sarai anche disposto a spendere un po’ di più di “poco, pochissimo”.

Io ti farò un preventivo ben articolato, in modo che tu possa capire come le soluzioni che ti propongo ti aiuterebbero, che vantaggi ti porterebbero, ti darò dei tempi, degli obiettivi e tu mi dirai se possiamo correre fianco a fianco, per tagliare il filo di lana insieme.

Pronto ad allacciarti le stringhe e fare lo scatto?

Per contattarmi:

Come ti chiami?

Qual è la tua email?

Come posso aiutarti?

Accetto le condizioni sul trattamento dei dati personali

Mi chiamo Elena Augelli e sono un’Assistente Virtuale.

Devi fare tante cose, ma non sai come farle o non hai il tempo per farle?

Guarda cosa ti offro e vedrai che io posso esserci sempre, anche quando tu non ci sei.

Utilizzo strumenti digitali, che permettono di lavorare a distanza ma se vuoi posso pure essere al tuo fianco per un tempo o un periodo che decidi tu.

Dal 2010 lavoro in proprio e le esperienze che ho fatto sono la ricchezza che offro a te che vuoi far crescere la tua attività.

 

Leggi di più