Anche una mail merita un buon editing - Elena Augelli

dettagli di significato che fanno la differenza

 

Quando scriviamo abbiamo una sorta di velo sentimentale davanti agli occhi. Amiamo le parole che facciamo scorrere sulla tastiera tanto da non riuscire a vedere i piccoli difetti che inevitabilmente seminiamo qua e là.
La soluzione per trasformare questi incespichi in parole fluide e costruzioni semplici, è affidare i nostri testi a un editing esterno, ovvero a qualcuno che professionalmente, cancella, sostituisce, snellisce, amplia ciò che noi abbiamo scritto e che per affetto o stanchezza non riusciamo a migliorare più di quanto abbiamo già fatto.

Farsi aiutare con un editing è un’operazione salva vita che può essere necessaria in tante situazioni. Ne avevo già parlato in un post  l’anno scorso, questo mese farò degli approfondimenti.

 

Presentarsi con i fiocchi

A settembre ho dichiarato il mio amore per la scrittura delle mail che in molti casi avrebbero più mordente se affidate a un processo di editing.

Lo dico per esperienza perché spesso mi è stato chiesto un lavoro di pulizia e infiocchettatura, non artificiosa, su messaggi strategici, ad esempio quelli per:
• chiudere un ordine
• presentare un preventivo
• suggerire un ampliamento di budget
contestazioni di lavori

Cosa hanno in comune queste mail? Il linguaggio, che è quello che può far veramente la differenza fra un risultato positivo e uno negativo.

Nel caso di chiusura ordine e invio preventivo il linguaggio da adottare deve aiutare, suggerire al lettore il beneficio che avrà nel confermare il lavoro.
Le parole da usare non dovranno suonare a vuoto ma far immaginare, pregustare, come a lavoro concluso la situazione sarà diversa, risolta, rispetto all’inizio dell’incarico.
La costruzione del messaggio dovrà quindi avere al centro il destinatario, le sue esigenze, il vantaggio che acquisisce confermando l’ordine.
Parole rassicuranti, che traghettano già a una soluzione.

Nel secondo caso, sia per l’ampliamento di budget che per una contestazione lavori, bisogna ripulire il testo da qualsiasi forma e costruzione verbale che facciano percepire aggressione e giudizio.
Anche nel caso in cui chi scrive abbia l’80% della ragione (la totalità non è possibile, si sa) attaccare con parole che sono dardi avvelenati, equivale a gridare e allontana dalla soluzione.
Parole che fanno intendere che si accetta la difficoltà e che aprono a cercare una soluzione aiutano decisamente a chiudere l’accaduto, con una certa economia di messaggi (meno incomprensioni, meno mail) e un risparmio di inevitabili mal di pancia.

Chi scrive in prima battuta queste mail, sia nel primo che nel secondo esempio, difficilmente ha il giusto distacco emotivo e la confidenza con le parole apri pista che portano a una pulizia di messaggio, alla sua reale efficacia. Ecco allora che farsi aiutare può essere utile e strategico.
Quando faccio l’editing di mail, spesso giro le frasi, porto a vedere le cose da un’altra prospettiva, semino il testo di genuina cortesia. E ottengo il risultato che i clienti desiderano: chiudere ordini, evitare polemiche.

 

Mail automatiche e moduli di iscrizione hanno un’anima

Quando ci iscriviamo alle newsletter, io confesso che lo faccio almeno a due volte al giorno, riceviamo messaggi di conferma, mail di benvenuto, a volte preziosi pdf con consigli vari.
Anche queste mail possono aver bisogno di un editing, perché presentano chi scrive, la sua attività e hanno uno scopo: ottenere la fedeltà del lettore e magari conquistare la sua fiducia come cliente.
Sono quindi mail che vanno scritte bene, in modo equilibrato. Devono usare un linguaggio accogliente, di benvenuto appunto, esprimere il carattere di chi le scrive e portare per mano a compiere un’azione nel lettore: giurare fedeltà, schiacciare clink sul link di un servizio (o prodotto) in vendita.
Mail che, sempre per il discorso dell’affetto incondizionato che nutre per loro chi le scrive, risultano più sciolte se passate sotto l’editing di occhi freschi.
Ho avuto modo di fare editing di mail di benvenuto per più clienti che con stupore hanno accolto il mio passaggio, notando la differenza fra il prima e il dopo “la cura”.

Il viaggio nell’editing è appena iniziato, nelle prossime settimane vedremo altri esempi di intervento, anche più corposi.
Quello che non deve mai mancare, quando si prende in carico la revisione di un testo, è il rispetto del tono di voce di chi lo ha scritto, sempre che sia coerente con la narrazione nel suo complesso.
Fare editing significa migliorare le parole degli altri, ma non stravolgerle.
A volte, basta un punteggiatura diversa e già i testi suonano con armonia.

Ti va di provare a vedere le tue mail con nuovi occhi e capire se restaurate con un editing mirato risultano più efficaci?