vista lago di orta con vigneto

Qui è dove ti puoi rilassare dopo che hai scelto la tua Assistente Virtuale – La Darbia, San Giulio d’Orta

 

Sul web si trovano molte descrizioni su cosa fa un’Assistente Virtuale, meno frequente è trovare un identikit di questa figura professionale basato su chi è.
L’Assistente Virtuale deve essere una persona di estrema fiducia che affianca, sostiene, risolve, consiglia i clienti per i quali lavora.
Stiamo parlando di capacità personali e relazionali (soft skill) oltre che di capacità tecniche (hard skill)
Possiamo tratteggiare due profili di Assistente Virtuale.

 

Giovane, smart e super tecnologica

Nativa digitale o giù di lì, apre e chiude i file come fossero scatoline di caramelle colorate, che poi rispecchiano il suo stile, colori vivaci ma tenui. Esperta di viaggi, multilingue, ha studiato e subito si è buttata nel mondo dei liberi professionisti perché era l’unica opzione per poter lavorare.
Conosce app, tools, software come una volta si conoscevano le liturgie in chiesa, da ripetere ad occhi chiusi. È fresca, simpatica, ama le artigiane 2.0 di cui acquista monili, t-shirt, quaderni, cerchietti online, come se non ci fosse un domani. Ha sempre un punto di vista aggiornato, sa fare foto belle e il suo Instagram è da urlo.

 

Meno giovane, smart, empatica

Al digitale ci è arrivata dopo vent’anni di lavoro, dopo aver usato fax e prima ancora telex (in 5 copie).
Ha presto capito che la salvezza sarebbe stata nel conoscere app, tools e sofware e ci si è buttata a capo fitto, anche se ogni volta che lancia una release o un backup, incrocia le dita sotto la scrivania, come durante le interrogazioni a scuola (ti prego, fa che non chiami proprio me).
Ha un’esperienza alle spalle da far invidia a un amministratore delegato, di cui peraltro è stata il braccio destro (e risolutivo) per molto tempo.
Ha una capacità sopra tutte le altre, grazie alla sua lunga esperienza, inquadra i problemi in un batter d’occhio e capisce come risolverli. Per questo già dalla prima telefonata è in grado di fornire una soluzione.

 

L’una e l’altra

Le due categorie che ho descritto (volutamente in modo ironico) non sono in realtà schematiche e possono trovarsi caratteristiche di una dentro l’altra e viceversa.
Mi sono divertita a trovare uno spartiacque fra giovani e meno giovani, perché appartengo a questa seconda categoria, ma faccio di tutto per restare aggiornata e tecnologica, anche se non è la mia qualità principale.
Spesso lavoro con estremo piacere con colleghe più giovani con le quali ci confrontiamo e scambiamo opinioni e consigli di lavoro.
Da parte mia punto molto sull’esperienza e la capacità d’ascolto, spesso mi fanno mettere a fuoco bene e rapidamente il problema. Se non sono in grado di risolverlo in prima persona ho comunque una risposta valida da suggerire e mi prendo carico di fare da supervisione nel caso in cui passassi il compito ad altri. In altre parole, se agguanto la palla, la porto fin dentro la meta, ci puoi scommettere.

 

La scelta

Al di là di questa divisione semi seria la vera domanda che bisogna porsi per scegliere la propria Asisitente Virtuale è: mi serve una figura generica (che faccia dalla contabilità alla comunicazione) o una figura specializzata (che sappia valutare e risolvere singoli problemi, mantenendo la visione d’insieme)?
Capire con chi si vuole lavorare è fondamentale, così come capire di cosa si ha bisogno. Quindi è necessario fare una lista dei compiti che si vogliono delegare e capire in base al profilo delle persone che si valutano se hanno la capacità di svolgerli.
Con questo approccio difficilmente ci si troverà male con un’Assistente Virtuale e passerà anche la paura di delegare.

 

Quando si ha bisogno di un’Assistente Virutale

Un’assistente Virtuale può essere un sostegno continuativo per la tua attività o può intervenire in un momento di sovraccarico per svolgere compiti che altrimenti andrebbero in sofferenza o che non sarebbero gestiti del tutto.
Fra i miei clienti ho sia un caso che l’altro. Chi si affida in modo continuativo capisce il vantaggio di non doversi più occupare di qualche cosa e lentamente si abitua a avere un rapporto di fiducia fuori dal proprio ufficio, ma che è strettamene legato al lavoro (a volte è anche piacevole infilarci qualche discorso più personale, proprio come può succedere in ufficio fra colleghi).
Chi si fa supportare solo per periodi o compiti circoscritti sa che allo scadere del periodo concordato riceverà un lavoro fatto e confezionato, con un report sui risultati raggiunti. Un bel sollievo anche questo, che porta a far decidere di delegare anche altri impegni.

Ora hai tutti gli elementi per decidere a chi affidare i tuoi file, le tue mail, il tuo calendario, i tuoi social, il tuo sito, ecc.
Se vuoi vediamo insieme da dove partire e ci diamo degli obiettivi da raggiungere, dopodiché il carico è mio, tu fai pure dell’altro.