Le mail sono la malta dei progetti - Elena Augelli

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I progetti si costruiscono con mattoni rossi e malta, secondo uno schema creato prima di iniziare a posare uno strato dopo l’altro.
I mattoni sono le azioni, le informazioni, i dati, la malta la comunicazione che tiene insieme tutto il progetto.
  
Amo le mail, sono il mio pane quotidiano, curo moltissimo la loro scrittura che voglio risulti sincera e chiara. Attraverso lo scambio di mail i progetti che seguo, crescono.
Scoraggio i messaggi e pure i vocali, anche se a volte cado io stessa nella loro trappola.
Uso le bacheche condivise ma preferisco di gran lunga le mail, se scritte in modo efficace.
  
Le mail sono la malta dei progetti, facilitano, incoraggiano, chiariscono il flusso di informazioni, necessario al compimento dei lavori. Sono di supporto fra i membri del team e esplicative nei confronti dei clienti. Spesso servono anche per avere da loro informazioni preziose.
 
Eppure, spesso vedo circolare mail che o sono poco chiare, o sono volutamente distanti, o sono lunghissime e inconcludenti. Sono mail che non portano molto lontano, anzi richiedono un sacco di passaggi per arrivare a un chiarimento e allora, anziché essere un collante fanno intravedere delle crepe, che se qualcuno ci si infila dentro, diventano all’istante delle autostrade.
Stop, riprendiamo in mano la situazione finché siamo in tempo, e affidiamo la scrittura delle mail a qualche regoletta salva vita.
 
  

Come si scrive una mail ghepardo (quello che corre veloce, circa 120km/h )

 
Lo confesso, io l’ho imparato da Annamaria Anelli, che mi ha aperto un mondo di riflessioni sull’importanza di questi messaggi. Partivo messa bene, lo ammetto, perché avevo già un mio tono di voce preciso, a cui ho aggiunto appunto la struttura.
 
Ecco le regole che ho fatto mie per scrivere mail che aiutano i team a dialogare:
  
• l’oggetto deve essere chiaro, in modo che tutti capiscano il pezzo di lavoro che si sta affrontando
• il testo deve risultare sintetico e organizzato per punti, così si facilita la risposta
esplicitare quello che serve ottenere per il progress dei lavori (azioni)
indicare dei tempi precisi per ricevere commenti, documenti richiesti, aggiornamenti, ecc.
esprimere personalità e stile, senza esagerazione, con abbondanza di autentica gentilezza
non essere autoreferenziali, ovvero mai dimenticare di mettere al centro del messaggio il o i destinatari
  
Una raccomandazione: il fatto di avere uno schema, non si deve tradurre in raffiche di punti asettici. L’organizzazione di un testo non esclude la grazia delle parole che usiamo per farci capire.
  
Aggiungo che semplici attenzioni grafiche,  facilitano la lettura e evitano uno spavento a chi apre la nostra mail. Quindi via libera a:
 
carattere, dimensioni e colore, che si leggano e non facciano aguzzare la vista o evocare il mal di mare
• suddividere e spaziare i paragrafi
• usare gli elenchi puntati (l’ho già detto e mi ripeto perché li adoro), ma non affidarsi solo a questi, argomentare il proprio pensiero
• mettere sempre i riferimenti per farsi trovare (non diamo per scontato che tutti sappiano fin da subito chi siamo e dove stiamo)
 
 
Scrivere mail è anche un mestiere. Io lo faccio per una sola cliente del cuore, per una precisa tipologia di messaggi e ogni volta, anche se il contenuto può essere simile, mi sforzo di dar una costruzione e una personalità diversa al messaggio.
 
 

Come evitare le mail koala (quello che ci dorme sopra, circa 22 ore su 24)

 
Per non tramortire i lettori dei nostri messaggi e condannarli a un sonno, se non eterno sicuramente profondo, è meglio evitare:
 
Parole vuote e noiose
• Giri di parole e periodi lunghi, da leggere con il machete in mano per scovare soggetto, verbo, complemento.
Paragrafi tutti appiccicati, stile muro del pianto che non si può guardare neanche con una fede incrollabile.
Prese di posizione (a meno che non si argomenti e si apra a un confronto), atteggiamenti saccenti 
Rivendicazioni e tutto quello che porterebbe il lavoro a stagnare anziché progredire.
  
Credo che non sia davvero difficile assimilare questo schema di scrittura e gli ingredienti segreti per me sono due:
 
la pratica, come in tutto ciò che si impara, la ripetizione aiuta moltissimo a far diventare automatico ciò che si acquisisce
la spontaneità, che non può mai mancare, perché le regole sì, ma devono servire di sostegno e non da maschera dietro la quale nascondersi.
  
Ho dedicato settembre all’approfondimento del lavoro in team e con oggi ho chiuso il cerchio.
Il prossimo mese lo dedico a un altro argomento che amo molto, quale sarà?