mongolfiera con zavorra

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Un lavoro che funziona deve il più possibile scorrere in modo fluido. Perché ciò accada è necessaria una buona organizzazione, costanza e una sana semplificazione di passaggi e strumenti.

Per semplificare è utile chiedersi cosa tenere e cosa buttare, sia a livello mentale che a livello pratico.

 

Semplificare i concetti

Quando si scrive per sé o per i clienti bisogna fuggire dalla tentazione di usare troppe parole: non sono necessarie e affaticano la lettura.
Un concetto deve funzionare bene, essere chiaro e fruibile per differenti lettori con poche e mirate parole. Aggiungere serve a “allungare il brodo” non a farsi capire meglio.
Quindi, fra le cose che tolgo, ci sono le parole inutili.

A braccetto con le parole inutili vanno le idee dispersive. Nello sviluppo di un progetto è necessario essere creativi, ma bisogna verificare di essere coerenti con gli obiettivi che si pongono all’inizio della stesura.
Eccessiva creatività, ingarbuglia la strada, distrae dallo scopo finale, non fa emergere le criticità da risolvere perché l’idea funzioni e prenda vita.
Allora tolgo anche i voli pindarici, ma non li butto. Li metto da parte, in una sorta di scrigno, nel quale andare a pescare in un secondo tempo. Un’idea balzana in una fase di avviamento potrebbe essere ottima in una fase di sviluppo. È solo questione di ordine: prima le basi, poi gli abbellimenti e le divagazioni, purché abbiano riscontro e efficacia dimostrabili (in questo i numeri aiutano sempre).

 

Semplificare il lavoro

Nel lavoro ho un approccio minimal: uso pochi mezzi e li scelgo in base alla loro semplicità di utilizzo. Gli strumenti devono aiutare, non fare impazzire.
Sperimento poco, aspetto che chi ne sa più di me faccia i test del caso e poi mi aggrego anch’io nell’uso di supporti collaudati. Se funziona tengo, altrimenti elimino e torno a un sistema magari meno innovativo ma pratico (ad esempio prima di fatture incloud ho sempre fatto tutto in excel senza problemi).

A oggi la scelta dei miei strumenti di lavoro è un classico dei classici:

  • trello – per la gestione dei progetti
  • toggl – per la tracciabilità del tempo per singolo cliente
  • fatture incloud – per la fatturazione e amministrazione
  • mailchimp – per l’invio newsletter
  • excel – per i database
  • word – per la scrittura
  • note – per scrivere ogni piccola idea
  • google drive e dropbox – per la condivisione dei documenti di lavoro
  • canva – per la grafica
  • spotify o youtube – per la colonna sonora
  • mail – per lo scambio di informazioni ufficiali coni clienti (no whatsapp)
  • pocket – per tenere e archiviare i post e i video che mi hanno incuriosita e interessata
  • paypal – per pagamenti online sicuri e veloci

 

Cosa togliere?

  • Troppe finestre aperte contemporaneamente sul deskstop
  • notifiche che arrivano a raffica
  • iscrizione a centinaia di newsletter che non si leggono
  • chat eccessivamente arzille
  • app che non si usano (ad esempio easyjet, se non mi serve la disinstallo, poi se torna in auge la ricarico),

 

Cosa tenere?

  • Mail di clienti con approvazioni, richiesta di modifiche, avanzamento lavori, invio fatture, organizzate in cartelle.
  • Newsletter che regalano informazioni utili o fanno piacevolmente svagare con racconti o spunti di riflessione (io adoro quella di Simona Sciancalepore che a fine mese mi manda i compiti del corso Pensieri Scritti, ogni volta un esercizio differente, che goduria!)
  • App della banca, per avere la situazione a portata di mano, ricaricare una carta di credito.
  • Lettura dei quotidiani online, possibilmente con un occhio anche all’estero non solo per avere più informazioni ma anche per capire come le danno (dalla politica e economia all’intrattenimento).
  • Slide, link, video e tutto il materiale dei corsi a cui si partecipa. Io ho una cartella che ho chiamato “testi sacri”, di cui non potrei fare a meno.

I vantaggi

Lavorare organizzati e leggeri ha diversi vantaggi:

  • fa risparmiare tempo
  • permette di farsi affiancare da qualcuno nel lavoro perché è tutto ordinato e semplificato, dove posso metter le mani io le puoi mettere anche tu
  • fa venir voglia di lavorare di più, non in termini di tempo ma di maggiori risultati da ottenere
  • toglie l’ansia, perché si passa da tutto insieme, complicato, introvabile, non delegabile a: semplice, ordinato, condivisibile.
  • permette un ritmo di lavoro più accettabile, scadenzato da passaggi sicuri e non da muri di cose da affrontare tutte insieme

Gli imprevisti ci sono sempre, il destino ci mette il suo zampino e tutti noi continuiamo a fare gli equilibristi fra urgenze e programmazione. Però andare a dormire sicuri di aver fatto una bella pulizia fra utile e inutile e aver semplificato i passaggi aiuta sonni milgiori.
Io ci riesco? Non sempre, infatti dormo maluccio. E allora perché predico tanto (questa è una domanda che credo di scrivere in ogni post)? Perché avere obiettivi aiuta a raggiungerli, scriverli avvicina ancora di un pezzettino, condividere è una sorta di patto con gli altri per cui ti senti in colpa se molli e infine “mal comune mezzo gaudio”.

Siamo sulla stessa barca (o mongolfiera), aiutiamoci a buttare via le zavorre!