Curare la temperatura dei messaggi - Elena Augelli

come scrivere mail a caldo

 

In una settimana la nostra vita è cambiata molto, non solo nel privato ma anche e soprattutto nel pubblico. I punti di riferimento non sono più gli stessi, gli strumenti di lavoro si sono adeguati rapidamente.
Il canale visivo ha conquistato sempre più spazio, d’altra parte era uno dei trend del 2020 più favorito, ora è esploso.
Una cosa per me è rimasta costante: lo scambio delle mail, via via più calde, personali.
Mail che contribuiscono ogni giorno a costruire e saldare rapporti.
Al momento ho sospeso tutto quello che riguarda le mail a freddo, ovvero verso sconosciuti, perché in un periodo di così profonda incertezza, è molto improbabile farsi ascoltare da qualcuno che non ci conosce.
Per contro potrebbe essere il momento buono per pianificare qualcosa per il dopo crisi, rivedendo e adeguando il proprio business ai nuovi scenari.
Come molti liberi professionisti, attualemnte ho alcuni lavori che sono stati congelati, forse ripartiranno forse no.
Credo che i giochi siano tutti da fare e che l’apertura verso il nuovo, tutto diverso, sia fondamentale.

 

Di necessità virtù

Sono proprio le mail a aiutarmi nel mantenere e trasformare i legami costruiti fin qui.
Ecco l’ultimo scambio avuto con uno dei clienti che ha al momento sospeso un mio incarico.

“Buongiorno,
grazie per questo aggiornamento. Sono pronta a riprogrammare tutto, se ce ne sarà l’occasione e vi invito a tenere duro e essere positive (non al virus, tiè) per affrontare al meglio quello che succederà all’uscita da questo momento di profonda crisi.
Io sto tappata in casa, ho ancora un po’ di lavoro da smaltire, poi si apriranno scenari sicuramente inquietanti o forse grandissime opportunità.
Per saperlo, bisogna resistere e metterci tanto ottimismo.
Un abbraccio a tutte voi e buon lavoro.”

Ed ecco la risposta, inaspettata:

“Complimenti per la splendida mail che regala molta positività! Questo è l’atteggiamento giusto! Grazie e spero a prestissimo!”

 

Cosa è successo in questo rapido scambio?

Cliente e fornitore sono sullo stesso piano, devono far fronte a una difficoltà ben al di fuori di qualsiasi previsione o formula contrattuale, si incoraggiano reciprocamente e tengono aperto un canale.
Poco importa che ci si dia nel tu, avrebbe potuto essere la stessa cosa dandosi del lei, è la vicinanza espressa che conta.

 

Cosa cambia nelle aziende?

Quando ragionavo su questo post non pensavo di includere nel mio elenco gli scambi derivanti da una situazione di crisi, ma quello che è successo a me da esterna sta succedendo anche all’interno delle aziende, che devono comunicare ai propri dipendenti, ad esempio, il passaggio al lavoro da casa, le tutele che verranno attuate, le modifiche degli orari.

Tutto ciò potrebbe avvenire in freddo burocratese, con un linguaggio calato dall’alto verso il basso (l’azienda ha deciso, in ottemperanza, a far data da, ecc.) oppure con la scelta di parole meno distanti e di certo più rassicuranti.
Ogni circolare interna, in questo momento ha la possibilità di trasmettere un messaggio importante, di unità, perché sprecarlo?

Lo stesso vale per i messaggi dall’azienda verso l’esterno, verso i fornitori e i clienti. Entrambi hanno bisogno di essere rassicurati: i primi che non saranno buttati a mare con gli effetti della crisi, i secondi che continueranno a essere seguiti amorevolmente, seppur con nuovi accorgimenti.
Non è “un costo in più” per l’azienda è solo “qualcosa fatta meglio” che farà percepire i valori dell’azienda stessa.
La cura di queste mail è fondamentale anche aldilà di un momento di crisi, anzi per l’azienda che ha già impostato bene il proprio sistema di comunicazione sarà più semplice modificarlo in base al mutare dello scenario.

 

Investire in parole

È arrivato il momento di farlo, questo input ci arriva da tutte le parti forte e chiaro. Rivedere il linguaggio di genere, accorciare le distanze con chi ci legge, essere coerenti e credibili, utili.
Le aziende sono fatte di procedure ma prima di tutto di persone, che la rappresentano all’esterno. Un’azienda che impone rigidità ai propri dipendenti avrà un linguaggio verso l’esterno che farà trasparire questa ingessatura e a specchio riceverà comunicazioni formali, poco flessibili.
È necessario spiegarsi bene, con chiarezza e, lo ridico, credibilità. Non è un esercizio di stile sterile, è prima di tutto un cambiamento di approccio.
E se è vero che si riceve in egual misura a quello che si dà, l’investimento in parole buone non potrà che essere positivo.

Un’azienda non arriva dall’oggi al domani a cambiare il proprio linguaggio, ha bisogno di tempo e di consulenza per introdurre gradualmente dei passaggi strutturali e per formare i propri dipendenti.
Piccole realtà possono anche delegare all’esterno la cura di questo linguaggio.
Quale che siano le dimensioni e gli obiettivi, per me investire su un nuovo linguaggio sarà uno degli strumenti di sopravvivenza che traghetteranno fuori da questa bolla di sospensione e paura.