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Ebbene sì sono fissata con i preventivi, ne ho già scritto  e non mi sembra mai abbastanza.

Costituiscono una buona parte del mio lavoro perché le richieste mi arrivano da diversi canali: dal sito, da LinkedIn, dalla mail, dal passaparola e a ognuna bisogna rispondere con un numero finale, che risponde alla domanda: ma quanto costa?

Ogni volta cerco di capire cosa ha veramente bisogno chi ha cercato proprio me e studio il prezzo e il servizio più adatti. Non vendo prodotti standard, per quanto sia standardizzabile il processo con cui svolgo il lavoro, quindi ogni volta mi concentro nel formulare un’offerta che sia corretta per prezzo e tipologia di intervento.

Dopo i saluti, due sono le cose fondamentali che chiedo a un potenziale cliente: cosa posso fare per te e quanto hai a disposizione (il budget!) per risolvere il problema che mi esponi.

Sembrano richieste scontate, ma spesso non trovano risposta. Nel primo caso non si tratta solo di un problema, ma di un groviglio di situazioni che portano allo stallo di contesti lavorativi, quindi è necessario individuare bene da dove partire. Con un po’ di pazienza e tante domande ci si arriva. Nel secondo caso è tutto più difficile.

Alcune realtà, arrivano sapendo che nel loro bilancio hanno previsto di dedicare la somma X a una consulenza, altre non lo sanno proprio, altre ancora hanno una risposta standard “il meno possibile”.

Scrivere un preventivo in queste condizioni è come fare l’equilibrista di piatti cinesi (facilito la diapositiva di questo stato d’animo).
Non dispero mai e a suon di mail, telefonate e skype call se ne viene a capo e si riesce a partire.

 

E se il preventivo lo devi scrivere tu?

Scrivere preventivi richiede tempo e concentrazione. Molti professionisti ricavano a stento il tempo per svolgere questo compito e spesso lo fanno nel weekend o alle beate ore della sera.
Udite, udite, ho una soluzione! Un’Assistente Virtuale può infatti scrivere i preventivi, che in ogni caso saranno rivisti e approvati dal professionista prima dell’irreversibile “invio”.
Come si può fare? Come per tutto, bisogna essere chiari e avere uno schema, dal quale partire completando le voci di descrizione e a seguire le cifre.

 

La struttura

Un preventivo è un documento che deve avere una struttura predeterminata, facile da compilare.
Ecco i dati necessari:

  • Dati anagrafici e amministrativi del potenziale cliente
  • Numerazione consequenziale a cui fare riferimento (numero/anno)
  • Data

Anche questo sembra scontato, ma per avere una P.IVA a cui intestare un preventivo a volte ci vuole più tempo che per scriverlo. No, non è una pignoleria, verrà comodo quando sarà ora di fatturare perché si avranno già i dati necessari. Alzi la mano a chi non è capitato di fatturare di domenica e accorgersi di non avere la P.IVA del cliente a cui fatturare…

Il vivo del preventivo si articola in alcune voci:

  • Premessa
  • Obiettivo dell’incarico
  • Tipologia del lavoro da svolgere
  • Tempi
  • Costi
  • Modalità di pagamento
  • Saluti e baci

Seguendo questo schema il preventivo può essere scritto dall’Assistente Virtuale e nelle varie descrizioni potranno essere utilizzate frasi e procedure standard, che abitualmente il professionista usa per descrivere e quotare il suo lavoro.

Anche per le cifre possono esserci dei parametri a cui l’Assistente Virtuale può fare riferimento, come un costo orario, un pacchetto, lo studio di una strategia, ecc.

Con un impianto così fatto e consegnato chiavi in mano, si tratta di rileggere, personalizzare e inviare. La mail di accompagnamento può essere scritta dall’Assistente Virtuale e messa in bozza prima dell’invio.

 

Qual è il passo successivo?

Anche chi è convinto di non aver bisogno di una mano, secondo me, se analizza il proprio processo lavorativo si rende conto che un aiuto porterebbe molti vantaggi. Provare è possibile, certo si investe un po’ di tempo nel passare le consegne, ma quanto sarebbe il guadagno in termini di tempo, serenità e in soldoni? Il primo è facile da immaginare, una persona che fa una cosa al posto mio mi libera automaticamente, la serenità (basta dire la parola e già ci sentiamo meglio) è quasi impagabile, i soldi arrivano perché si fanno più preventivi e si beccano più lavori.
Il passo successivo è quello di cercare un’Assistente Virtuale e con lei stabilire una procedura, snella, che funzioni e porti risultato.
C’è un altro vantaggio, secondo me, da considerare. Il fatto di non lavorare da soli ma di avere un confronto e quattro occhi che verificano i passaggi.
Per me, confesso, questa è una necessità. Lavoro da sola, me ne assumo le mie belle responsabilità, ma mi confronto con altri freelance. La sola idea di restare chiusa nella mia torretta mi fa paura. Per me le porte sono e devono restare aperte.

Bene, se vuoi anche tu smettere di fare l’equilibrista di piatti cinesi, ora sai cosa devi fare. Scrivimi e io ti sfornerò preventivi come se non ci fosse un domani!