Condurre la barca in porto, nonostante gli imprevisti - Elena Augelli

inuma team il projet manager sa gestire gli imprevisti

 

Una regola degli appassionati di mare è che non ci si arrende mai di fronte agli imprevisti. Che sia il meteo avverso, un danno accidentale all’imbarcazione, una manovra sbagliata, mantenendo la calma si trova la soluzione e si torna in porto. Anche i tempi di reazione fanno la differenza.

Quest’anno il mare l’ho visto solo dalla riva, che poi non è così male, perché di imprevisti ne ho raccolti un bel mucchio durante la navigazione del 2020. Non mi sono scoraggiata, un po’ stancata questo lo ammetto, ma ho costantemente cercato una rotta alternativa.

 

Gli imprevisti nel lavoro

Di imprevisti ne ho già parlato in un post  dove ho scritto “Il lavoro va avanti se si cerca un percorso alternativo.”
A distanza di tempo e di progetti portati a termine posso dire che nella pratica confermo quello che ho sostenuto nella teoria:
La flessibilità mentale che porta a trovare soluzioni alternative è frutto dell’allenamento di una visione più allargata. Se si guarda solo un pezzo, ovvero ci si rifugia in un angolo visuale, è normale che non si scopra la soluzione, che potrebbe trovarsi proprio al di fuori di quel ristretto punto di vista.”
Quando si lavora in team ci sono alcune regole, meglio appigli, che aiutano a essere flessibili per cercare le soluzioni alternative.
In primis accettare che qualcosa non vada come previsto. Evitare di sprecare energie nell’arrabbiarsi o peggio cercare colpevoli, e utilizzare queste energie per trovare una soluzione più rapidamente.
Subito dopo è necessario riformulare la lista delle priorità per tener l’attenzione su ciò che deve essere affrontato come prima cosa.
E infine rivedere l’assegnazione dei compiti, magari anticipando alcune azioni che erano previste in un altro momento nel ruolino di marcia.
Chi conduce un team, conosce bene la catena delle azioni da svolgere per progredire nel lavoro. Riassegnando le priorità è possibile che vadano riviste le azione dei singoli, anticipando o posticipando i loro interventi. Senza forzature, ascoltando tutte le parti e usando anche un po’ di coraggio, si può decidere di fare un piano diverso.
Parlo di coraggio perché a volte bisogna tentare anche delle manovre disinvolte, un po’ come in alto mare, senza però accentuare i rischi.
Un occhio vigile deve essere tenuto anche sulle risorse economiche. Spesso gli imprevisti comportano delle implicazioni economiche, sia in termini di spese non calcolate che si impone fare, sia in termini di ritardo che si traduce in perdite di denaro.
In entrambi i casi, pur cercando di limitare le perdite, è necessario inquadrare le cose in un contesto più ampio. A volte è meglio accettare uno spesa nell’immediato che un danno maggiore in futuro.

 

Il piano della realtà

Spesso mi confronto con i clienti sull’argomento imprevisti per conoscere il loro punto di vista quando accade nelle diverse attività che svolgo.
Una cliente, dotata di ottimo spirito pratico e di pungente ironia, si occupa da vent’anni di organizzare congressi. Quando l’ho intervistata per conoscere meglio il suo lavoro, lo ha così descritto:
Il congresso l’ho sempre visto come un concerto, le parti si preparano con anticipo e tutto quel giorno deve “suonare” all’unisono. Quando succede e a tenere le fila di mille cose sei stata tu è veramente una soddisfazione.
Non sempre però tutto fila liscio e allora mi ha confessato che:
Imprevisti, logistica, contatti personali sono il mio pane quotidiano. Dalla mia ho che avendo per natura reazioni lente qualsiasi cosa succeda non mi faccio prendere dal panico quindi riesco a tranquillizzare o non agitare chi ho di fronte. Trovo sempre la soluzione giusta”.
Ecco, nella pratica, due delle regole che ho anticipato prima: calma e tempi di reazione.

Un cliente, che gestisce progetti di architettura con parecchi zeri finali, mi ha recentemente raccontato che il partner in un grosso concorso non ha trasmesso al suo studio un’importante integrazione di quesiti a cui rispondere prima di fare la presentazione finale.
La scoperta di questa richiesta è arrivata a poche ore dalla chiusura dei giochi e l’unica cosa che poteva essere fatta per non perdere tutto il lavoro svolto era quella di riunire l’équipe velocemente, senza perdere tempo a recriminare, per tirare fuori le risposte necessarie.
Anche in questo caso sono state applicate due delle regole della gestione degli imprevisti: accettare che qualcosa vada storta e riassegnare le priorità, senza sprecare energia nell’arrabbiarsi.

Per quanto mi riguarda, un altro elemento utile per governare gli imprevisti è quello di continuare a comunicare fra i membri in modo trasparente e rassicurante. Io mi butto a capo fitto a fare riassunti e punto della situazione, che servono per smarcare i pezzi già affrontati e quelli ancora da prendere per le corna. Un corrimano gentile e sicuro a cui aggrapparsi per non perdersi d’animo.

Sapere che il tuo progetto è in buone mani, aiuta di sicuro a andare avanti con meno ansia, più leggerezza che a sua volta lascia spazio alle buone idee, voglia di collaborare.
Io tengo insieme tutti questi pezzi, tengo il ritmo come il timoniere in una squadra di canottaggio e ti dico se ci sono ostacoli davanti all’imbarcazione. Il resto lo facciamo insieme.