Lavorare in team: meglio ben accompagnati che soli - Elena Augelli

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Quando chiedi all’Universo, l’Universo risponde. No, non ho preso una strana piega, traggo solo insegnamento da questo strano periodo.
Lavorare in team è un mio desiderio da tempo.
Team piccoli, ben gestiti e affiatati. Finora ho avuto diverse collaborazioni, meno lavori di squadra vera e propria.
Forse non era ancora venuto il momento.
Ecco perché, da quando ha iniziato a arrivarmi l’invito a lavorare in team, ho capito che se si chiede esplicitamente si ricevono risposte belle chiare.
 
Anche se la pandemia ha infilato la paura del domani nelle tasche di molti di noi, c’è tanta voglia di fare e sappiamo che settembre è il mese preferito da tanti per fare piani.
Quale miglior soluzione se non quella di affidarli a un lavoro di squadra?
 

Perché lavorare in team

Lavorare in team secondo me ha alcuni punti di forza:
• la ricchezza di riunire a un unico tavolo di lavoro diverse competenze
• essere il punto di equilibrio fra entusiasmi spinti e atteggiamenti troppo prosaici
• coinvolgere sempre di più i clienti nella co-progettazione
Sono invece convinta che non si lavora in team per acquietare la paura di non saper fare qualcosa, al contrario per mettere in comune, e appunto bilanciare, molte competenze.
Quando parlo di equilibrio sono ben consapevole che non si produca da sé ma che sia frutto di un lungo processo di affiatamento, basato sul rispetto di ogni partecipante, con l’aiuto di qualche regola.
   

Come costruire e gestire un team

Se è vero che “chi si somiglia si piglia” per formare un team ci vogliono alcuni criteri. Può inoltre capitare che sia il cliente stesso a chiedere a professionisti che non si conoscono di collaborare al suo progetto. In entrambi i casi, è molto utile che ci sia una figura di coordinamento che faciliti il passaggio delle informazioni e stimoli il lavoro corale.
 
Quale che sia la formazione, per gestire in modo efficace un gruppo di lavoro è necessario:
assegnare a ogni partecipante una precisa attività, ovviamente correlata sulla sua professionalità
• prevedere dei momenti di disordine creativo comune
• sollecitare lo scambio di punti di vista e favorire il ribaltamento delle prospettive per sondare varie soluzioni
smorzare ma non ignorare possibili conflittualità fra i partecipanti
verificare man mano che gli obiettivi vengano raggiunti
chiedere feedback costruttivi per capire quali aspetti siano migliorabili.
  

Gli strumenti per lavorare in team

Il digitale permette e permetterà sempre di più, adeguandosi ai nuovi scenari mondiali, di lavorare in team in molti modi, anche a distanza.
Dall’organizzazione dei documenti alla loro condivisione con Trello, al tracciamento del tempo con Toogl possiamo parlare di strumenti integrati che si collegano a altri, come il calendario e le note di Google.
Le riunioni sono ancora in larga misura gestite con Skype e Zoom, la super star del lockdown, che ha permesso di vedersi, parlarsi, avere scambi online.
Come decidere che strumenti usare? La mia risposta, da utente neanche troppo smart, è sempre la stessa: semplificare.
Certo che avere un progetto su Trello è più semplice, ma se non è un strumento usato da tutti perché fare forzature? Io sono per una valutazione spiccia di costi e benefici. Se far adeguare un gruppo a degli standard condivisi costa tempo e malumore per molti, il beneficio di introdurre uno strumento nuovo si vanifica. In questo credo che il projet manager che guida il gruppo faccia la differenza, è un suo compito capire quanto forzare per lavorare meglio e quanto essere flessibile, sempre per lo stesso motivo.
L’aspetto su cui a mio parere è veramente importante insistere per far funzionare un gruppo è la comunicazione fra i membri, a iniziare dai primi scambi di mail.
  

La comunicazione nel team

Se si possono fare riunioni in presenza, guardarsi negli occhi, valutare gli atteggiamenti para verbali, i processi risultano sicuramente più scorrevoli e piacevoli.
Uno sguardo, un sorriso, una battuta, meglio se non fuori luogo e non rivolta a altri membri del gruppo, sono atteggiamenti che creano aperture.
E se invece si svolge tutto online? Certo i momenti leggeri ci sono lo stesso, ma è necessario usare un collante più forte: la scrittura che avvicina e mette in contatto chi collabora al progetto.
In un team scrivere mail che creano aperture è fondamentale e per farlo non devono essere giudicanti, né suonare false.
Sto parlando di messaggi che avvicinano, che rendono chiari i passi da compiere, in cui le informazioni si passano e non si nascondono.
Mail che non possono fare a meno della gentilezza, anche se ubbidiscono a criteri di velocità, alla necessità di prendere delle decisioni difficili e importanti.
Niente di ciò che viene scritto può sottrarsi al garbo di come lo si scrive.
Questo sia fra i membri del team che con il cliente.
   

Quando il cliente fa parte del team

Sempre di più i clienti sono coinvolti nel lavorare a fianco dei loro consulenti, guidati nella ricerca attiva di informazioni o nella costruzione delle strategie.
Per poter iniziare i lavori si passa molto tempo a cercare di conoscerli, intervistandoli, chiedendo loro di fornire dati, spiegare visioni e desideri.
Non sono materialmente seduti allo stesso tavolo di lavoro del team che sviluppa il progetto ma contribuiscono a farlo crescere.
Il passaggio di informazioni, idee, è quindi un flusso circolare che passa dal cliente al team e deve essere attentamente curato. Nelle mail di scambio, aggiornamento, incoraggiamento circolano tutti gli elementi per tenere vivo il piano, come un carrellino carico di doni sulla pista del trenino di Natale. A ogni partecipante deve arrivare il messaggio giusto, desiderato e ben confezionato.
 
Quest’anno ricominciare è ancora più stimolante, partono dei progetti in team mentre proseguono le consulenze individuali. Di che supporto ha bisogno il tuo business? Contattami e lo approfondiamo insieme.