Nella mia cucina c’è sempre stato un orologio da parete, per me punto di riferimento basilare.
Per quanto io indossi abitualmente l’orologio da polso, abbia fisso in tasca il cellulare, il forno abbia l’orologio/timer digitale, ho bisogno di alzare gli occhi sul muro e guardare le lancette passare da un minuto all’altro. Anzi, confesso che adotto un trucco scemo, lo metto un po’ avanti per poter dire ai miei figli “Presto, presto che è tardi”, come se loro continuassero a crederci, nonostante siano ormai delle pertiche, nonché autonomi nella gestione del loro tempo.

In tutte le mie cucine (ne ho avute diverse, tipo 6 traslochi in 4 anni su due città con 2 figli di un anno e tre anni, per capirci) ho appeso un orologio. Un orientamento necessario nello spazio che vivo e nel tempo che attraverso.

Settimana scorsa si è fermato e non è più ripartito, neanche con la pila nuova. Ho immaginato di farne a meno, ma mi è mancata la terra sotto i piedi. Lui deve stare al suo posto sulla parete gialla a dare il ritmo a tutta la famiglia, anche se poi lo inganniamo, usciamo in ritardo, lasciamo qualche piatto da lavare perché non abbiamo tempo a sufficienza.

Questo succede nella vita di tutti i giorni, ma nella vita lavorativa non ce lo si può permettere.
Il tempo è denaro, ma non solo. Il tempo va rispettato: sia il proprio, sia quello altrui.

Per questo fra gli strumenti di lavoro che ho adottato c’è toggl, non un semplice timer ma un “gestionale del tempo”.

 

A chi serve e per fare cosa?

Toggl è uno strumento di monitoraggio del tempo che si impiega a svolgere un lavoro.
Serve a singoli professionisti per capire quanto tempo dedicano a ogni incarico e complessivamente a ogni cliente.
Serve a team di lavoro che condividendo lo strumento, gestiscono collettivamente il tempo dedicato ai progetti.
Serve ai clienti per avere un rapporto del tempo realmente speso dai professionisti a cui si sono affidati
Serve a chiunque faccia un lavoro, per capire quanto tempo si investe nel suo svolgimento (ad esempio se si decide di scrivere un ebook, è utile sapere quanto tempo si è impiegato per concepirlo, scriverlo, revisionarlo).

 

Perché è utile?

A mio avviso sapere dove finisce il tempo, soprattutto se è pagato dai clienti, è molto utile per capire se si è allineati alle aspettative iniziali, se si sfora, se si è concentrati nel tempo che si utilizza.
Alla fine, i clienti con cui collaboro in modo continuativo non mi chiedono i rapporti di toggl perché guardano al risultato, ma per me è importante sapere che rispetto un impegno e soprattutto che il compenso che chiedo è commisurato al tempo che impiego nello svolgere il lavoro. A volte mi rendo conto che non è così e lo uso come parametro per il preventivo successivo.
A fine anno, quando si fanno i conti di come sono andate le cose, oltre a guardare il fatturato è bene guardare anche il tempo lavorato, soprattutto per un libero professionista, non necessariamente solo del web.
Per capire se un lavoro rende, oltre che contare i denari, bisogna contare il tempo che si dedica a esso. A prescindere da come si distribuiscono le proprie ore di lavoro, sapere quante sono è importante.
Io da questa primavera ho adottato un nuovo ritmo, smetto di lavorare il venerdì pomeriggio e il sabato, mentre la domenica lavoro, perché c’è pace e ho staccato un giorno e mezzo.
Ma questa è un’abitudine non un parametro. Per sapere cosa faccio in questo tempo, devo dargli un nome e appunto misurarlo con toggl.

 

Come funziona?

Il funzionamento è abbastanza semplice, forse non subito intuitivo, ma vale la pena spenderci qualche minuto per orientarsi e capire come fare. Inoltre, come spesso succede con questi tools gratuiti, si finiscono per usare un po’ sempre le stesse funzioni (senza passare alla versione pro) e quindi una volta che si prende la mano, si può dire che vada avanti da solo.

È organizzato così:

  • timer, che si avvia ogni volta che si inizia un lavoro
  • dashboard, nella quale si ha la visione del tempo della settimana
  • reports, suddivisi per cliente, commessa, lavoro (ognuno classifica come vuole)
  • insight, ovvero i dati statistici dell’uso del tempo (solo per la versione a pagamento)
  • saved reports, per pescare più velocemente i report salvati

Si possono poi gestire:

  • I progetti, raggruppati in cartelle
  • I clienti, per i quali magari si svolgono compiti differenti
  • Il team, in modo che più professionisti che stanno lavorando a una stessa commessa possano essere aggiornati sul tempo utilizzato (e restante, ad esempio)
  • I tags, etichette con cui nominare i lavori

Qualcuno potrebbe pensare che tutto questo organizzare, classificare, mettere in ordine possa irrigidire il lavoro, spegnere la spontaneità o paradossalmente portare via tempo.
Posso rassicurare che da pigra, quale sono, ci ho girato intorno tanto prima di convincermi che poteva essere una risorsa e non un ostacolo e la pratica mi ha convinta.

Quando sono andata a ricercare le ore di lavoro di un progetto che andava avanti a rilento, ho avuto un parametro in mano per capire e prendere una decisione corretta. L’intuito è la prima risorsa che abbiamo a disposizione per capire le situazioni, a seguire deve essere supportato dalla misurazione attendibile di risultati. Tenere traccia del tempo è uno dei parametri che porta valore aggiunto al lavoro.

Un motivo in più per lavorare con me, saprai sempre dove finisce il tempo che ti dedico.