tastiera del computer colorata

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Le aziende non sono molto a loro agio nel delegare all’esterno lo svolgimento di alcune funzioni.

Nel nostro paese c’è ancora diffidenza nei confronti di un lavoro che non sia controllabile da una scrivania all’altra e forse non c’è ancora una conoscenza capillare delle possibilità di lavoro da remoto.

Allora sta a chi offre il lavoro in outsourcing, spiegare come funziona.

Un’Assistente Virtuale sviluppa in totale autonomia molti servizi alle aziende, fra cui le attività commerciali di ricerca e sviluppo contatti.

 

Lo scenario

Prendiamo ad esempio una piccola cantina che produce un buon vino artigianale, che ha già ottenuto riconoscimenti e che desidera conquistare clientela al di fuori del territorio in cui produce. I proprietari sono bravi a fare il vino, dedicano molte ore della giornata alla produzione, ne resta poco per dedicarsi alla parte commerciale, visto che anche quelle burocratica e amministrativa portano via un sacco di energie. Come fare per ottenere nuovi contatti di vendita? Delegando a un’Assistente Virtuale la parte di sviluppo commerciale.

 

I file

La prima cosa che un’Assistente Virtuale costruirà, dopo aver fatto un’analisi del settore con il cliente e stabilito gli obiettivi da raggiungere, sarà un file con nominativi, recapiti, e note di avanzamento lavori.
Spesso lavoro su file che mi vengono passati da aziende e impiego un po’ di tempo a riportarli a un ordine comprensibile. Usare tutti i colori possibili è sicuramente efficace, ma se non si mette una legenda che ricorda a cosa corrisponde un colore equivale ad avere un foglio bianco.
Anche visivamente, l’utilizzo di troppi colori può far confondere.
Io ne uso cinque:
– giallo per il primo contatto
– arancione per il secondo contatto
– rosso se perdo il contatto (nel senso che l’interlocutore non è interessato)
– azzurro se non rispondono oppure se i riferimenti sono cambiati o i numeri inesistenti
– verde se il contatto è andato a buon fine (appuntamento o ordine, a seconda dell’obiettivo stabilito).

I file vanno aggiornati man mano che si fanno le telefonate, scritte le mail, fatti i re-call e devono essere chiari e comprensibili non solo per chi ci sta lavorando ma anche per il cliente che deve poter conoscere in ogni momento l’avanzamento lavori.
Si può decidere con il cliente di avere il file in condivisione (ad esempio su google drive) oppure che verrà consegnato a fine lavoro con tutti gli aggiornamenti riportati.

 

Le telefonate

Per costruire un file è spesso necessario fare delle telefonate per chiedere nominativi e mail dirette con cui mettersi in contatto e non cadere nel generico info@ (a meno che non si l’unica mail disponibile).
Le telefonate, devono dimostrare sicurezza ma non aggressività e devono spiegare nel modo più semplice e veloce perché si sta chiamando, sia se si stanno cercando i primi contatti, sia quando si è in linea con il responsabile o chi prenderà decisioni. Dire la verità, non enfatizzare, spiegare punti di forza, creare curiosità e essere educati!
Una volta che si hanno tutti i dati si procede a scrivere a ogni contatto una mail personalizzata.

 

Le mail

Una mail che si legga deve avere un oggetto interessante. “Offerta imperdibile” oltre a essere generico e abusato, può far pensare addirittura a fregature nascoste, insomma un boomerang per un’attività. Io parto sempre dal mettere in evidenza il punto di forza del cliente che sto promuovendo: tradizione, certificazioni, qualità, distribuzione capillare, rarità del prodotto.
La mail deve essere breve e contenere tutti i dati necessari per farsi conoscere e soprattutto deve dire chiaramente perché si scrive: sono Mario Rossi, produco vino, vorrei venderlo nella vostra bottiglieria, che offre una selezione accurata di vini.
Fondamentale mettere in evidenza i dati per restare in contatto: telefono, mail e link a sito e social.
Infine un’attenzione anche alla forma. No ai muri di parole, sì a qualche elenco puntato che lasci passare un po’ di aria nel testo.

 

I re-call

Questi sono fondamentali. Scrivere su un file “risentire a settembre” e non chiamare più è un autogoal. Nella mia esperienza, mi è capitato spesso di andare a pescare fra contatti lasciati sospesi perché nessuno dell’azienda aveva più richiamato e portare a casa il risultato.

 

Gli appuntamenti

Se con il cliente ci si accorda che si debbano fissare degli appuntamenti è necessario avere un calendario condiviso (benissimo google calendar) che durante la telefonata o a seguito di mail, permetta di fissare degli incontri in autonomia, senza dover telefonare al cliente ogni volta per chiedere “martedì ti andrebbe bene?” Altrimenti diventa infinito metter d’accordo il proprio cliente con il suo potenziale.

 

La chiusura dei contratti

La chiusura dei contratti spesso viene fatta direttamente dal cliente, a seguito degli appuntamenti che l’Assistete Virtuale fissa, potrebbe però essere ancora necessario il suo intervento per mandare mail e fissare nuovi incontri. La gestione di questo task dovrà essere stabilita all’inizio della collaborazione fra l’Assistente Virtuale e l’azienda.

Il lavoro di sviluppo contatti deve essere metodico e bisogna prevedere un medio periodo per vedere dei risultati. Non si tratta di campagne di vendita fulminanti ma di costruzione di relazioni, che resteranno patrimonio dell’azienda cliente.

Sarà un lavoro che l’Assistente Virtuale gestisce da remoto o a richiesta si può concordare di svolgerlo in azienda per alcuni periodi, anche organizzando il lavoro di risorse interne, per creare un’équipe di cui l’Assistente può diventare responsabile, coordinando il lavoro.

La tua azienda è pronta a pianificare la prossima attività commerciale con un’Assistente Virtuale?