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Uno strumento di marketing molto utile, che se ben pianificato porta buoni risultati, è visitare le fiere in modo mirato, per sfruttare al meglio giornate di lavoro e soldi di trasferta.

Affidare la preparazione di una visita a una fiera specialistica a un’Assistente Virtuale può essere di grande aiuto.

I fondamentali

Un elenco di mosse senza le quali a mio avviso non è neanche il caso di prendere in considerazione di muoversi dal proprio ufficio:

  • Scegliere i tipo di fiera – settore merceologico, paese, periodo dell’anno
  • Costruire un calendario annuale delle fiere che interessano
  • Fare un budget di spesa, sempre annuale, per capire su quali fiere puntare (soprattutto se i costi di trasferta sono elevati)
  • Prevedere costi per interpreti di lingue non parlate (se necessario)
  • Stampare biglietti da visita, brochure, flyer da lasciare dopo appuntamento
  • Cercare l’elenco espositori online (anche quello dell’edizione precedente, per vedere se sono aziende che partecipano in modo continuativo)
  • Selezionare 10 aziende top per il proprio business (non in senso assoluto) da visitare
  • Studiare i loro siti per capire dimensioni, fatturato, tipo di produzione, prodotti innovativi, referenti con cui parlare
  • Studiare la piantina della fiera e capire dove sono gli stand delle aziende che abbiamo selezionato per costruire un percorso di visita ragionato
  • Accreditarsi in fiera o acquistando il biglietto o usufruendo di inviti gratuiti di aziende che già si conoscono
  • Cercare voli, treni, alberghi con anticipo per godere di early booking e tariffe scontate
  • Fare una valigia con scarpe comode che permettano di camminare agevolmente una giornata intera, abbigliamento a cipolla (dal capo spalla alla camicia) sobrio e con un pizzico di personalità (in prima battuta si è giudicati per il proprio aspetto), tutti i devices con i quali si è abituati a lavorare e carta e penna (non devono mai mancare).

Per tutte queste azioni l’aiuto di un’Assistente Virtuale è basilare, a parte fare la valigia ma anche qui lei potrà fornirvi una lista di “fondamentali” da tenere sotto il naso quando ve la preparerete da soli o da sole (passaporto, biglietti viaggio, address card, medicine, hai chiuso il gas?)

Il passo successivo

Una volta arrivati in fiera, piantina alla mano (anche su ipad vale), si è pronti ad incontrare le aziende che sono state selezionate e studiate.

Due potrebbero essere le macro categorie di appuntamento (e qui l’Assistente Virtuale è immedesimata nel personaggio):

  • l’azienda che già conosciamo, alla quale abbiamo mandato una mail prima di partire per fissare un appuntamento, non per promuoverci (in fiera non c’è sufficiente calma per approfondire argomenti, si punta a chiudere più ordini possibili, dalle viti e bulloni alle borsette) ma per far vedere che la curiamo e seguiamo in tutto quello che fa. Il nostro referente ci aspetta, ha piacere di scambiare opinioni con noi, ci chiede che impressione abbiamo della fiera, del nuovo stand ideato per l’occasione, obiettivi commerciali per il prodotto che si presenta, ecc.

 

  • L’azienda che non ci conosce, che abbiamo analizzato a fondo e alla quale ci presentiamo come fossimo potenziali acquirenti (sì, anche di una gru telecomandata). Ponendosi in fase di ascolto interessato il nostro interlocutore ci racconterà con entusiasmo e particolari cosa ha appena lanciato sul mercato l’azienda, quali performance commerciali si aspetta e così via. Noi, che sapremo già molto grazie alle ricerche fatte a casa dalla nostra Assistente Virtuale, sapremo in che nicchia di mercato opera l’azienda, chi sono i competitor, in che mercati vende. Non ci faremo sfuggire nulla, ascolteremo facendo capire che sono argomenti che ci interessano perché il nostro lavoro è…e qui ognuno si giocherà la sua carta: chi cerca partnership per la propria startup, chi vende comunicazione, chi fa design industriale, chi vuole investire capitali, chi cerca nuovi fornitori di un particolare materiale, ecc.

Per ogni incontro si dovrebbe ipotizzare un tempo indicativo, tenendo conto però che potrebbe essere dilatabile perché non riusciamo a parlare subito con la persona che abbiamo individuato perché già impegnata con qualcun altro.

A fine incontro lasciare sempre qualcosa di cartaceo e tangibile che ricordi il nostro passaggio (sì, anche alle fiere high-tech, dove tutto è scansito e archiviato in modo digitale) e soprattutto scrivere e immagazzinare tutti i dati di contatto delle persone con cui si è parlato. Non sempre le persone che si incontrano in fiera sono i referenti del progetto che ci interessa, ma possono indicare chi contattare in azienda. È un percorso più veloce e collaudato rispetto a un’attività di telemarketing.

Tornati a casa

Una volta rientrati alla base, l’Assistente Virtuale recupererà, selezionerà e catalogherà tutto quello che è stato raccolto in fiera e procederà a creare un data base di contatti con una tassonomia che permetta di capire il tipo di rapporto che si è instaurato con l’azienda.

Subito dopo (circa due settimane) partiranno mail di follow-up per ricordare gli accordi presi in fiera, appuntamenti in azienda da fissare e se si è stati bravi prime bozze di preventivo.

Ultimo compito dell’Assistente Virtuale sarà quello di ricostruire la nota spese da tramettere al commercialista, passaggio molto importante per non sprecare dei costi e del tempo per imputarli.

Pronti a partire? Voi in che parte del mondo vorreste andare?