scrivere una mail efficace

Photo by Flavio Amiel on Unsplash

C’è un aspetto che mi piace molto nello scrivere per gli altri: immaginarmi le loro vite che vanno descritte in poche (o tante) parole, soppesate e efficaci.

Amo scrivere le biografie e le “lettere di presentazione”, così me le chiedono. A me piace pensare che siano tutte delle piccole biografie, da cui venga fuori un personaggio, le sue capacità e valori, il motivo per cui manda una mail e si presenta.

Anche per scrivere poche righe ci impiego tanto tempo perché prima ascolto, poi riordino, organizzo, scrivo, asciugo e tolgo.

C’è chi si lancia e fa da sé e chi invece chiede una mano perché pensa che parole scritte bene aiutino a presentarsi bene. E io cerco di fare questo per gli altri.

Aldilà della confezione che a mio avviso è personale, perché rispecchia l’individuo per cui scrivo, ci sono alcuni accorgimenti che devono essere adottati nella scrittura di una mail di presentazione.

 

I fondamentali

 

  • Sembra ovvio, ma non si manda solo un curriculum senza due parole di accompagnamento, come se nella summa allegata ci fosse già scritto tutto. Lo stesso vale se si indicano i link al proprio sito o profilo LinkedIn. È vero qui c’è già scritto tutto, ma sono gli approfondimenti a cui il lettore arriva se prima hai catturato la sua attenzione.
  • All’opposto, non si devono scrivere mail kilometriche che tramortiscono il destinatario dopo le prime 5 righe.
  • Attenzione al tono, va bene essere ironici ma senza farsi prendere la mano. Quindi ottimo un oggetto che incuriosisca, un ritmo che sia vivace, ma ricordarsi che non si scrive per un’audizione a Zelig (o se è così, è tutta un’altra storia).
  • Speculare all’abuso di gaiezza è lo spargimento di lacrime: esser veri paga, ma scrivere un decalogo di tutte le cose negative che ci sono successe nell’ultimo quinquennio non aiuta a essere ben visti. Triste da dire, ma le persone sono attratte dalla positività non dalla negatività (e credo che sia così perché tutti noi abbiamo già un copioso numero di malanni personali, a cui non vogliamo sommare quelli degli altri).
  • Evitare di evidenziare tutto quello che non si ha, non si sa, non si è: non ho la partita IVA, non so l’inglese, non so usare determinati tools, ecc. Mentire no davvero, ma neanche sottolineare in prima battuta quello che manca, piuttosto interrogarsi prima di scrivere se l’obiettivo sia per noi raggiungibile, anche a costo di nuovi apprendimenti, regimi fiscali, ecc.
  • Un occhio di riguardo anche alla forma: no ai muri di parole, sì a un breve elenco puntato (non sintetico, ma ben argomentato). A capi, punteggiatura, maiuscole, neretti tutti ben calibrati, in modo che aprendo la mail (in primis perché l’oggetto è interessante), non si crei delusione a causa di un formato approssimativo.
  • Vale sempre la regola “less is more” ovvero essere essenziali, ma non freddi. Far passare chi siamo, che storia abbiamo, i nostri valori, perché scriviamo e alla fine un bel motivo per farci rispondere. Quale? A ognuno il suo, ma deve essere un po’ come il colpo di scena, per cui la persona che legge, alza il telefono e ci chiama subito oppure ci risponde per darci un appuntamento.
  • Alla fine di tutto ciò ci devono essere i recapiti a cui il destinatario può trovarci, facilitiamo il compito di contattarci. E se ci rispondono, stiamo pronti con una bella risposta e con l’agenda alla mano per indicare le nostre disponibilità, altrimenti tutto si diluisce.
  • Hai fatto tutto ciò e nessuno ti ha risposto? Non disperare, è nella norma. Tuttavia si può prevedere una mail di follow up, un secondo invio per intenderci, con il quale capire se il tuo destinatario ha ricevuto, letto, è interessato ma si è perso nel risponderti (capita più frequentemente di quanto si immagini). Se al secondo giro tutto tace, passare oltre.
  • Questo punto lo lascio per ultimo, ma è il mio primo, sempre. Sappiamo a chi stiamo scrivendo? Possiamo permetterci di chiamarlo “Caro Giulio”? Probabilmente no, ma dobbiamo aver imparato a memoria il suo sito, conoscere la sua azienda, sapere chi sono le persone del management, il fatturato e magari aver capito anche i punti di forza e debolezza, per cui noi siamo la persona giusta per risolverli!

 

Fai un check

 

Cosa ne dici? Hai fatto la spunta e sei a 10 su 10 o sei messo peggio? Mai scoraggiarsi, inizia a lavorare sui punti che non avevi preso in considerazione e preparati per le prossime mail di presentazione che vorrai realizzare.

Io ci sono, posso scrivere per te e credimi sono sicura che ti piacerebbe, ma prima chiarisciti bene le idee perché questo è alla base di ogni mossa che si decide di fare. Ci si deve muovere in modo coerente rispetto al focus che ci diamo  e pianificare tutto al meglio. Se serve una mano, io ci sono anche per questo.

Mi piace più farlo per te che per me!