Residenze Libeskind – Milano CityLife (costruzioni che sembrano bacheche piene di caselline)

 

Ho un amico storico, nel senso che appartiene agli anni del liceo quindi a qualche era geologica fa, che è stato uno dei primi che ho conosciuto a laurearsi in informatica.
Ha lavorato in molti campi e frequentato diverse realtà aziendali, è stato imprenditore e amministratore delegato con responsabilità schiaccianti, ha accumulato esperienza da vendere (e bene che fa a venderla).
Vive e lavora a Milano, dove tutto succede prima che da altre parti.
Eppure, nonostante tutto questo fermento, le super competenze acquisite negli anni di studio e esperienza sul campo, ha visto un mio post su Facebook (che non è morto, solo fa molto snob dire che c’è solo robaccia lì sopra) in cui menzionavo una cliente illuminata che mi ha chiesto di aprire una bacheca su Trello per tenere aggiornato il nostro lavoro e ne è rimasto incuriosito.
Quando mi ha chiamata per chiedermi come funziona e se mi trovo bene, ho sbattuto gli occhioni o meglio ho allargato i padiglioni auricolari. Mi son detta: ma come è possibile che chieda proprio a me di cosa si tratta? Possibile che non lo usi già?

 

Me ne faccio una ragione

La risposta è semplice e disarmante. Si dà per scontato che tutti sappiano cose che per noi sono pane quotidiano, ma non è così. Abituati a parlare per un ristretto o quantomeno omogeneo giro di persone, non si pensa che quello che per noi è routine per altri sia una novità e che per essere capiti, ancor prima ascoltati, bisogna spiegarsi.
Ovviamente il mio amico ha vissuto e lavorato benissimo fino adesso senza usare Trello, di sicuro utilizzando sistemi anche più sofisticati, però mi ha fatto pensare che se voglio avere più clienti che desiderano condividere progetti su Trello devo spiegare di cosa si tratta e perché sia utile.

 

Come funziona

Il principio di funzionamento è molto semplice e come sempre attinge dall’analogico: una lavagna su cui appiccicare dei foglietti che indicano i lavori in corso, le scadenze, chi se ne occupa. In più si possono allegare (perché siamo nel digitale, non più nell’analogico) tutti i documenti di supporto al progetto: foto, video, file word (scrittura) e excel (calcolo).
Una volta compilata questa bacheca virtuale, la si condivide con una o più persone coinvolte nel progetto in modo che ognuno sia aggiornato sulla parte che gli compete e possa commentare, allegare a sua volta documenti, smarcare scadenze e compiti conclusi.
Ad esempio, se devo scrivere un testo per un cliente posso aprire una scheda (il foglietto colorato) con il nome del testo che devo scrivere, aggiungo le mie note, i file che il cliente mi ha dato da leggere per documentarmi, metto una data di scadenza per la consegna della prima bozza, mando commenti al cliente con i messaggi inseriti in questa scheda (o taggandolo come in un social con la chiocciolina o avvisandolo via mail della nuova notifica). Il cliente leggerà e correggerà la prima bozza, mantenendola all’interno della scheda e così via finché il testo non diventa definitivo, si chiude la scheda e la si archivia nelle cose fatte.
Questo non è l’unico strumento digitale che consente funzioni di condivisione progetti, ma uno dei più diffusi. Io mi ci trovo bene e il fatto che non sia solo usato da chi sta da questa parte della barricata (ovvero gli addetti ai lavori, che svolgono i compiti nella pratica) ma anche da chi sta dall’altra parte (i clienti che arrivano con i problemi da risolvere) mi fa molto piacere.

 

Ma è difficile da usare?

Mi sento di dire con tutta sincerità che no, non è difficile da usare anche se lo si apre per la prima volta. Innanzitutto rassicuro tutti coloro che pensano “e se schiaccio il pulsante sbagliato e elimino tutto?” Questo non può succedere, perché prima di eliminare tutto si passa per l’archiviazione, quindi si può ancora recuperare ciò che si è erroneamente spostato e poi mi vien da dire “ma perché bisogna sempre pensare che il computer vada a fuoco o ci siano le inondazioni? Quando copriamo un’automobile non pensiamo che possiamo subito romperla, perché invece con un computer abbiamo questi timori?”
In generale si tratta di programmi che guidano al loro utilizzo, ci sono video tutorial oppure si possono chiedere alcune dritte a chi lo usa già, però vogliamo mettere la soddisfazione di arrivarci da soli?
Ultimo dettaglio, per nulla trascurabile: è uno strumento gratuito con un limite di utilizzo a cui difficilmente si arriva, cioè la versione gratuita permette già la conduzione di progetti ampi e mette a disposizione soluzioni sufficienti per i risultati di semplice gestione e aggiornamento lavoro che si vogliono ottenere.

 

La ratio

Fin qui ho parlato di azioni di fatto meccaniche: creo una scheda, la riempio, la aggiorno, la sposto, le do una scadenza, un colore, ecc. Ma come tutte le cose è il principio di compilazione che sta alla base che rende vincente l’uso di questo strumento.
Al Freelance Camp 2018 di Marina Romea ho ascoltato uno speech molto interessante tenuto da Alessio Bragadini (l’ho girato subito al mio amico) che spiega bene i criteri di costruzione e gestione delle bacheche.
In questo intervento si parla dell’uso di Trello per una gestione interna di gruppi di lavoro, quindi non quella esterna di condivisione con il cliente, ma i principi possono essere simili, ad esempio:
–  poche e verosimili cose in scadenza
–  non aprire troppi fronti
–  aggiungere lavoro, solo quando si è realmente smarcato quello aperto precedentemente

Io credo che il mondo dei freelance continui a essere una boccata di aria fresca per le aziende che per loro natura e struttura sono più lente a reperire e poi praticare le novità. Per questo esistono i consulenti esterni (fra cui le Assistenti Virtuali) che portano cambiamenti con il loro modo di lavorare snello e veloce, senza nulla togliere all’esperienza dell’azienda e ai suoi risultati.

Se non lo usi già vai a curiosare su Trello e se vuoi iniziare a mettere l’attività dei tuoi consulenti esterni su questa bacheca potrai farlo velocemente, attribuendo anche colori vari rispetto alle diverse figure.

A me che colore daresti? Ti aiuto, mi piace l’arancione e potrei essere messa nella tua bacheca per scrivere i tuoi nuovi testi del sito e newsletter. Pensaci, io intanto lascio aperta una scheda sulla mia bacheca per inserire il tuo lavoro.