Time management: strumenti per organizzare tempo

Time management: strumenti per organizzare tempo

Fra due lunedì vado a Parigi, se tutto va bene. Ho pianificato da tempo, ho già dei appuntamenti fissati, se non fosse che una frana si è messa fra me e la Francia, interrompendo i collegamenti ferroviari dei TGV fra Milano e Parigi dal 3 luglio al 15 agosto.

Anche se mi pare una cosa difficile a credersi me ne sono fatta una ragione e mi sono subito attivata per trovare una soluzione alternativa. Perché te lo racconto? Perché questa faccenda che mi coinvolge da vicino mi ha dato lo spunto per parlare di un argomento che mi sta a cuore, ovvero la gestione del tempo e soprattutto delle emergenze.

(Lascia la Scia – Milano)

Gestire la produttività e i tempi di lavoro

Di strumenti ne ho già parlato tempo fa, invitando tutti a misurare il tempo lavorato, non solo per rifatturarlo al cliente, ma anche, per capire quanto un lavoro sia impegnativo e se lo si è quotato bene al cliente finale.

Molti sono i tools di time management, dai più facili ai più sofisticati e sul web si trovano ottimi consigli e recensioni di gestionali.
Il mio suggerimento è: semplificare! Non ti intasare il computer di programmi che poi non usi e ci ricavi solo la frustrazione di aver scaricato (a volte acquistato!) qualcosa che non usi perché non hai il tempo di capire come funziona.

Usa gli strumenti che conosci, in cui sei già capace di muoverti. I fogli excel e il calendario di gmail sono già un ottimo aiuto per capire dove finisce il tuo tempo e soprattutto dove tu vuoi che finisca.
Però controllalo, credimi è davvero importante farlo per te e per i tuoi clienti, ti togli un grande affanno se introduci un monitoraggio delle tue giornate.

Cercare soluzioni, non colpevoli

Archiviato il discorso tempo, preferisco parlare di soluzioni, perché ho constatato che nel mondo del lavoro si spende molto più tempo a cercare i colpevoli, cioè qualcuno a cui dare la colpa (come il signor Malaussène di Pennac, per capirci) anziché trovare le soluzioni.
Tornando alla frana sulle rotaie francesi, se mi intestardissi a trovare la responsabilità di questa faccenda (mancata manutenzione delle linee, poca collaborazione fra gli stati, scarsa capacità di gestione di eventi naturali, ecc.) resterei al palo. Preferisco impiegare il mio tempo a cercare una soluzione fra Flixbus, Bla Bla Car, aereo o treno passando da un’altra strada.

La flessibilità mentale che porta a trovare soluzioni alternative è frutto dell’allenamento di una visione più allargata. Se si guarda solo un pezzo, ovvero ci si rifugia in un angolo visuale, è normale che non si trovi una soluzione, che potrebbe trovarsi proprio al di fuori di quel ristretto punto di vista.

Aggiungo che a valle è opportuno fare comunque una valutazione di costi e benefici anche rispetto alle alternative. Per riprendere l’esempio del TGV, se le soluzioni trovate superano di molto il costo originario del viaggio, forse non vale la pena prenderle in considerazione.

Questo funziona quotidianamente nel business, dove spesso è necessario ricalcolare la rotta perché qualcosa va storto. Per me è fondamentale avere una programmazione perché:

  • organizzo il mio lavoro
  • so cosa posso fare e cosa delegare
  • quando arriva l’emergenza, se mi sono strutturata, vado comunque avanti e intervengo solo sul pezzo che è “imbizzarrito” mentre l’impianto tiene.

Soprattutto non cerco colpevoli a cui addossare la colpa dei miei imprevisti, non solo perché lavoro da sola, ma anche perché mi sembra davvero di nascondermi dietro un dito: quando anche si trova il malcapitato (generalmente l’ultimo che ha toccato un lavoro) e gli si addossa qualsiasi responsabilità, il lavoro è andato avanti? No, direi proprio di no. Il lavoro va avanti se si cerca un percorso alternativo.

Scrivere specifiche chiare e semplici per pianificare il lavoro

Lavorare bene, senza ansia, significa:

  • dare priorità (reali, non tutto urgente a pari merito)
  • organizzare le scadenze

Questo porta a gestire i singoli progetti (per sé e per i propri clienti), ottimizzando:

  • tempo
  • risorse
  • investimenti.

Come ho detto possono esserci diversi tools di supporto che integrano questi fattori, ma per iniziare consiglio la vecchia e sana carta e penna (o anche le note dei cellulari o Google Keep), con cui prendere appunti da trasformare poi in lista di priorità.
Questo approccio è fondamentale anche per ricavare le specifiche (rigorosamente scritte!) e delegare dei task a collaboratori interni o esterni.

Pochi passaggi, ma chiari:

  • cosa serve fare
  • come farlo (dove si trovano i file, documenti, contatti per svolgere il lavoro)
  • quando va consegnato il lavoro
  • forma in cui consegnarlo (documento cartaceo, link in condivisione, file, ecc.)

Sarà per il caldo, sarà per la fatica dei primi sette mesi dell’anno, quale che sia la causa, ripropongo la soluzione: semplificati la vita, trova strade alternative e non perdere tempo a cercare colpevoli, meglio analizzare le cause che le colpe.

Se non riesci a fare tutto delega, anche nell’organizzazione, a chi è più sciolto di te con questi discorsi, come un’Assistente Virtuale. Confrontati, chiedi una consulenza e vedrai che archiviato il periodo estivo puoi ripartire alla grande, con meno fardello sulle spalle e maggior prospettiva.