lampadine da mettere in ordine

 

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Un paio di weekend fa è venuta a trovarmi mia mamma, dando un giro significativo alla mia organizzazione domestica.
Lei è appassionata di ordine in casa e confesso che ha tutti i requisiti per essere eletta “reginetta del tutto a posto, con metodo” in barba (e da ben più tempo) a tutte le Marie Kondo dell’universo.
Mi ha obbligata a fare un check di tutte le lampadine di casa, alcune fioche, atre polverose, alcune addirittura mai sostituite. E con elenco alla mano (tipo di lampadina, potenza, camera di destinazione) mi ha intimato di andare all’Ikea a comprarne di nuova generazione (scorte incluse) per illuminare bene l’appartamento e risparmiare sulla bolletta dell’energia elettrica.
Tornate a casa mi ha mandato su e giù per la scala a smontare e sostituire lampadine, scrivendo sul cartoncino di ognuna in che ambiente è stata messa e la data, per calcolarne la durata e per avere sotto mano la tipologia di lampadina in caso serva riassortirla.
Insomma a più di ottant’anni, mia mamma è ancora un bel generale, piena di energia e soprattutto di capacità organizzativa.

 

Mettere a posto

Con questo piccolo racconto di vita domestica ti rendo partecipe di un’importante confessione.
Per far funzionare le cose bisogna:

  • avere un occhio esterno e una persona che guidi
  • si parte da un’analisi per stabilire quali siano le esigenze
  • mettere in ordine non è pura formalità ma risparmio di tempo e soldi per il futuro
  • tenere una traccia a cui rifarsi per manutenere l’organizzazione conquistata
  • giocare d’anticipo per non arrivare nell’emergenza a dire “aiuto, non so che pesci pigliare”

 

Mettiamo mano all’archivio

Tempo fa scrissi un post intitolato “Faresti vede il tuo archivio digitale alla mamma?” (si vede che sono terrorizzata dal controllo qualità della mia!) con il quale avevo proprio in mente questa situazione: se qualcuno deve metter mano da un momento all’altro nei mei archivi, si trova tutto? si capisce il criterio con cui ho messo a posto i documenti? posso “duplicare” il sistema per gestire altri documenti?
Se i tuoi archivi non rispondono positivamente a questi parametri, hai un problema che io posso risolvere.

 

Due sono le strade

Di fronte a un archivio non gestito non bisogna gettare la spugna e pensare “tanto non ce la farò mai, al massimo quando ho bisogno una foto, un documento, un file me li faccio mandare di nuovo via mail”.
Le situazioni vanno governate e, ancora meglio, anticipate.
A questo punto hai due strade:
– hai una risorsa interna a cui affidare il compito
– ti appoggi a una risorsa esterna per dare una bella sistemata generale
In entrambi i casi posso aiutarti.

 

Il primo passaggio

Prima di iniziare a muovere anche solo un foglio o file digitale, bisogna capire bene di cosa si ha bisogno e come deve essere organizzato l’albero di archiviazione.
Io posso occuparmi dell’analisi del processo di archiviazione, ascoltando le tue esigenze e impostando il tuo archivio. Potrai decidere se farlo gestire da una risorsa interna o da me.

 

Il secondo passaggio

Stabilito di cosa hai bisogno, si procede nel recuperare il passato per incasellarlo. Parliamo di file digitali allegati a mail, messi in cartelle di lavoro transitorie, nominati in modi fantasiosi e anche di cartacei, che devono essere passati a scanner prima di essere archiviati.
Trovati tutti i documenti e resi digitali, è necessario creare una tassonomia che li renda individuabili e comprendibili da chiunque ci metta le mani.
Può farlo una risorsa interna, posso farlo io.

 

Il terzo passaggio

Lasciare tutto scritto (criteri di archiviazione, tassonomia, data di aggiornamento dell’archivio) in modo che chiunque e in qualsiasi momento possa portare avanti il lavoro.
Spesso si corre solo per se stessi, per fare il proprio pezzettino. Comprensibile, ma poco lungimirante. Favorire il passaggio di consegne, qualora ce ne fosse bisogno, è utile e fa sentire bene, a posto con la propria coscienza. A me è una sensazione che piace molto.

Come vedi anche l’archivio è una questione di analisi e di metodo, nonché di costanza (questa non deve mai abbandonarci).
Se mai si inizia, mai si finirà e un piccolo filo diventerà una matassa minacciosa che infesta anche i sogni notturni.
Non è mai tardi per metter mano a un archivio, anche se complicato o che potrebbe risultare parzialmente incompleto perché qualcosa si è persa per strada.
L’importante è impostare bene e in modo chiaro il lavoro, al massimo ci vuole più tempo per portarlo fino in fondo.

Se non hai tempo, non sai come fare, non ti piace per nulla metterci le mani, posso farlo io per te.