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Di gentilezza e dintorni avevo già parlato e per me avere un approccio accogliente continua a fare la differenza, rispetto a atteggiamenti sgarbati o disattenti. Sì, perché anche la disattenzione e la noncuranza possono risultare sgradevoli e minare un rapporto fin dall’inizio.

Cosa vuol dire disattenzione?

Alzi la mano a chi non capita di iniziare a rispondere ai messaggi senza neanche un saluto iniziale. Una piccola attenzione che può ingentilire l’incipit del dialogo, prima di buttarsi a capofitto in una discussione. Ovviamente lo scrivo perché capita anche a me e spesso. Dopo dieci messaggi me ne rendo conto e ci infilo un “ciao” o “buongiorno” per recuperare in corner.

Una risposta non si nega a nessuno

Qui il discorso si fa più complicato, perché il problema che sollevo riguarda le mail che riceviamo a decine forse centinaia e alle quali a volte non diamo risposta. Non parlo di mail pubblicitarie o di newsletter che non necessitano risposta (anche se chi vi scrive amerebbe molto un vostro commento o cenno di vita, sempre che in partenza abbia scritto cose interessanti). Parlo di mail interlocutorie, attraverso le quali ci chiedono un parere, un appuntamento, ci inviano degli auguri, forse ci invitano a un evento.

È vero c’è un volume di comunicazione assordante anche via mail, che ci rende sordi alle tante comunicazioni che ci inviano. Credo però che tentare di dare una risposta, anche rapida e cortese possa fare la differenza. Faccio un esempio: potenziale cliente con il quale ci accordiamo per un aggiornamento fra un mese, allo scadere del quale (essendo io molto diligente…) scrivo per ricordare questa intesa e non ricevo risposta, né positiva, né negativa, niente, il vuoto pneumatico. Sappiamo tutti che una non risposta vuol già dire “togliti dai piedi”, ma due righe due con le quali dire “Grazie, non è ancora il momento per risentirci. Buona giornata”, fa consumare troppe energie?

Faccio invece un mea culpa pubblico perché non rispondo più (non da tanto per la verità) a tutti gli inviti su WhattsApp e Messenger di Facebook, che mi martellano a sangue. Qui sono proprio in difficoltà a mantenere una condotta garbata perché sono veramente troppi. Mi viene da dire: usiamo/usate la cortesia di non saturarci le chat, per favore.

Appoggio un suggerimento facile, facile: se non riuscite a rispondere a tutte le vostre mail, delegate a un’Assistente Virtuale. Nel mucchio delle cose a cui non rispondete, potrebbe esserci il contatto del secolo, pensateci!

Il nocciolo della questione

Ho deciso di scrivere questo post per un vero e unico motivo. C’è un a cosa sopra tutte le altre che mi lascia ammutolita, ovvero l’assenza totale di una risposta all’invio di un preventivo.

E qui la faccenda si fa spessa. Fare un preventivo è un lavoro, senza se e senza ma:

• si ascolta il potenziale cliente e ci si proietta nella sua realtà
• si coglie il suo bisogno
• si immagina e programma una soluzione efficace per ottenere risultati positivi
• si quantifica il nostro lavoro in soldi e tempo
• si verifica come incastrare un nuovo incarico nel nostro calendario di impegni, per dare a tutti il massimo della nostra attenzione
• si invia una cortese mail che spiega il preventivo che si è formulato

e non si riceve mai più una risposta. Perché?

Provo a indovinare

La prima cosa che immagino è di aver sbagliato io, alla faccia dell’autostima:

• preventivo troppo caro
• preventivo poco chiaro nella spiegazione delle azioni

Poi rifletto:

• forse non era ancora maturo il tempo per fare il lavoro per cui ho scritto il preventivo, che è servito comunque a chiarire le idee al cliente
• il mio preventivo è stato usato come traccia per chiedere il prezzo a qualcun altro

Poi mi si gela il sangue.

In ogni caso un cortese no grazie ci stava, dopo che ho impiegato (e uso apposta il verbo impiegare e non perdere, per non essere antipatica fino in fondo) qualche ora a scrivere il preventivo.

Io le ho pensate proprio tutte, ma non riuscirò mai a capire perché certe mail e preventivi ad esse allegate, cadano nel vuoto come lo scarafaggio nella tromba delle scale!

Perché rispondere

Giusto perché? Per semplice rispetto di chi ti ha scritto, per cortesia e naturale esercizio di buone maniere, ma soprattutto perché dando una risposta, anche totalmente negativa, permetti al tuo interlocutore di chiudere il file nella sua testa o in caso di una spiegazione (sarebbe fantastica!) di capire perché non va bene.

Un dato curioso

Nella mia personale statistica posso affermare che quelle volte che ho fatto un invio convinta di ricevere una risposta (e pure positiva) non l’ho mai ricevuta. Viceversa, nei casi in cui ho schiacciato invio con la convinzione che fosse una causa persa, ho preso il lavoro e ne ho avuto anche grande soddisfazione.

Sull’argomento preventivi si è già scritto tanto, io stessa l’ho fatto e ho ammirato molto le linee guida di Ljuba Daviè per la realizzazione di un sito web. Non sono l’unica a esprimere costernazione di fronte al latitare delle risposte e me lo faccio andare bene. Da parte mia, mi impongo di dare sempre un riscontro, soprattutto se non mi posso permettere un lavoro. Non è disdicevole ammettere di non avere risorse in un certo momento, si potrebbero magari averle in un altro.

Tutto qui, solo ci vorrebbe un pizzico di cortesia per scrivere una risposta, anche piccina picciò.

Nel riceverla mi sentirei leggera come di fronte a un bel mare cristallino.