Gestione archivio clienti – Studio Laura Benetti commercialista

 

Laura mi ha scelta perché apparteniamo allo stesso network Rete al Femminile, di cui sono stata la rappresentante per Torino per due anni, periodo in cui Laura ha avuto modo di capire chi sono e come mi relaziono, per questo ha deciso di fidarsi di me.

Lei è una commercialista, che da anni lavora con freelance e start up. La sua necessità era di dare omogeneità agli archivi clienti e avere un supporto nella comunicazione con gli stessi.

Abbiamo quindi creato un file condiviso che monitorasse:

  • Dati anagrafici
  • Regime fiscale
  • Tipologia di servizio per cui sono clienti (contabilità, redditi, IMU, ecc.)
  • Contratto e documenti da richiedere

 

A seguire, sempre in condivisione, abbiamo creato una cartella per ogni cliente, contenente:

  • contratto
  • deleghe
  • documenti identità

da aggiornare con l’arrivo dei documenti richiesti.

Abbiamo aperto un account di posta dedicato alla segreteria dal quale abbiamo scritto a tutti i clienti chiedendo l’invio dei documenti mancanti e la firma dei nuovi contratti.

A seguire abbiamo rinominato i vecchi documenti, deleghe, contratti con la stessa tassonomia per favorire le ricerche.
Con Laura il lavoro si è svolto tutto in remoto, salvo un incontro mensile in cui abbiamo fatto il punto della situazione, man mano che il lavoro procedeva.

Il vantaggio per il suo studio è stato quello di avere riassunta in un’unica fotografia tutta la situazione clienti, senza dover perdere tempo ad inseguirli individualmente.

Questa delega operativa nei confronti di un’Assistente Virtuale ha permesso a Laura di concentrarsi solo sullo svolgimento del suo lavoro, sollevandosi di una gravosa parte burocratica che non può essere persa di vista in un lavoro amministrativo.

Sono stati solo numeri e file? No di certo! Abbiamo avuto modo di scambiare impressioni e esperienze, anche al di fuori di queste mansioni tecniche.

Cosa ci accomuna? Essere donne, madri, lavoratrici che devono sempre far quadrare tutto. E su questi argomenti i confronti non sono mai abbastanza.

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