Come si scrive una mail che si faccia leggere
Impara a scrivere mail efficaci
Se c’è un insegnamento di cui ho fatto tesoro in dieci anni di libera professione è quello di curare le mail con clienti, fornitori, consulenti, partner.
Una catena virtuosa di messaggi che se costruita bene, facilita il lavoro, fa risparmiare tempo, crea relazioni solide e non ultimo porta anche un pizzico di leggerezza in giornate piene zeppe di impegni.
Quello che ti suggerisco è di cambiare segno alla tua corrispondenza mail: da una percezione negativa di sovraffollamento della casella a una sensazione positiva perché arrivi a gestire tutto e bene, curando a fondo i messaggi importanti.
Per tutti gli altri, puoi affidarti a semplici messaggi di cortesia, studiati con abilità, per togliere il rumore di fondo che ti assilla nella quotidianità lavorativa.
Perché è utile scrivere bene ogni singola mail?
Il primo ponte con un cliente è la risposta alla sua mail. Accogliere, capire e gestire la sua richiesta con gentilezza e empatia è molto importante, così come replicare velocemente con informazioni utili.
Per poter aprire un dialogo costruttivo con i tuoi potenziali clienti devi metterli, insieme alle loro esigenze, al centro della vostra conversazione.
Personalizza le risposte, offri un’alternativa e allo stesso tempo puoi ottimizzare i messaggi per guadagnare tempo, creando dei modelli da adeguare di volta in volta all’interlocutore.
Un pizzico di attenzione anche all’impostazione grafica delle mail (link, foto, spaziature, grassetti), tanta cortesia, non stucchevole, e il gioco è fatto.
Da dove si parte?
Parti dall’oggetto: la chiave che apre tutte le serrature.
L’oggetto è la prima riga che legge chi riceve la tua mail, fa capolino nella preview, è quello che viene intercettato dai gestori di posta per decidere se metterti in spam oppure no, crea curiosità o respinge la lettura.
Ecco perché l’oggetto deve avere personalità, la tua personalità, e insinuare fin dall’inizio che ci sia qualcosa di interessante, utile, curioso, divertente (ma non imperdibile, questo lo dicono tutti!).
Fai però attenzione a non cadere nella banalità e allo stesso tempo non eccedere in simpatia.
La tua personalità si deve sentire ma deve essere un velo di cipria non uno strato di fondotinta pesante.
Ricordati che non tutti peschiamo nello stesso vissuto e ambito culturale, inoltre non abbiamo tutti la stessa età. Se prendi dei riferimenti che a te sono vicini ma i tuoi lettori hanno una cultura o un’età diversa potrebbero non capire “il gancio” che tiri loro.
Un buon punto di equilibrio è usare delle parole selezionate, lontane dai luoghi comuni o frasi trite e ritrite, come ad esempio “di tutto, di più”.
Cosa serve per scrivere un oggetto che attiri attenzione?
Per fare centro con il tuo oggetto, non solo devi esserci tu, soprattutto deve esserci il tuo destinatario, ovvero, è necessario:
conoscerlo bene, sapere quali sono i suoi bisogni
metterlo al centro dell’oggetto
Devi far pregustare il contenuto, concentrandolo in poche e mirate parole.
E siamo solo alla prima riga! Ma non ti preoccupare, scritta questa, le cose vanno più lisce, basta seguire uno schema.
Ti svelo anche l’ingrediente segreto: più ti allenerai a scrivere in questo modo, meglio ti riuscirà, diventerà un percorso automatico, in cui potrai far emergere la tua impronta.
Cosa non deve mancare nel testo?
Veniamo ora al testo, al corpo del messaggio, che puoi scrivere con agilità seguendo questa scaletta:
I saluti, che ci devono essere sempre. È veramente brutto ricevere mail che iniziano secche dall’argomento senza una piccola forma di cortesia, un rituale di saluti, che sia formale o amichevole
Un’introduzione sintetica (ma non asciutta nei toni) che focalizzi subito l’argomento
Quello che vuoi ottenere (un colloquio, una risposta, un’informazione, un contatto)
La tua personalità, senza che offuschi il messaggio
La cortesia, senza adulazione. Questa non può proprio essere tralasciata e più sarà sincera, sentita, trasparente, più ti farà ottenere risposte altrettanto sincere e gradevoli.
La sintesi, senza essere criptici e senza dare per scontate informazioni importanti. Spesso quello che abbiamo nella nostra testa, ci sembra chiaro. Se proviamo a mettere le idee per iscritto, in buona parte dei casi ci rendiamo conto che mancano dei passaggi logici. Assicurati quindi che nel tuo testo, ben concentrato e articolato, non manchino dei passaggi importanti. Se così fosse, metti chi legge in condizione di dover recuperare questi passaggi, il che allunga il processo e allontana dall’obiettivo.
Una call to action (ovvero una domanda con cui porti il lettore a risponderti e a darti quello che cerchi). Non pensare solo a richieste commerciali, pensa anche alla necessità di ricevere semplici informazioni per progredire in un progetto o per passarle a tua volta a partner e fornitori con cui stai lavorando.
Cosa non trascurare in una mail
Ho più volte sottolineato il fatto che la tua mail deve essere personale, deve assomigliarti. Come puoi ottenere ciò? Lavorando sul tuo tono di voce, che deve essere coerente con te e come ti poni nella tua professione. Puoi scegliere se adottare un tono:
sobrio
diretto
rispettoso
divertente (con misura)
sincero
Il tuo tono determina anche il tuo stile, come abbiamo visto fin dall’oggetto.
Cura la veste grafica
Hai fatto tanto fino a qui, non inciampare nei tuoi lacci in vista del traguardo.
Cura anche la veste grafica, non solo il contenuto.
Ecco come puoi fare:
Usa il tuo font e colore, oppure scegline uno apposta per le mail
L’ultima parola
Personalizza i saluti in base al destinatario e legali al contenuto del tuo messaggio.
Non dimenticare i riferimenti a cui trovarti, facilita la vita a chi ti legge, non obbligare a una caccia al tesoro per recuperare il tuo telefono, i tuoi canali social, il tuo sito.
Imposta una firma che contenga tutte queste informazioni, al massimo se su alcuni messaggi non vuoi inserirla, puoi sempre cancellarla in manuale.
Anch’io voglio facilitarti la vita e ho sintetizzato questi consigli in un pdf gratuito che puoi scaricare a questo link.
Scrivimi
Se quello che mi chiedi è già a fuoco, fissiamo una call di approfondimento per poterti poi mandare un preventivo personalizzato.
Se invece ho bisogno di maggiori dettagli e di qualche chiarimento te lo indico via mail. Una volta che abbiamo capito cosa possiamo fare insieme, procediamo.